Hurtigere og nemmere administration af forskningsansøgninger

Hurtigere og nemmere administration af forskningsansøgninger

Projektet Administration af ForskningsProjekter er snart klar med en fælles platform, der blandt andet vil sætte fart og kvalitet på udarbejdelsen af budgetter til forskningsansøgninger. Det kan i sidste ende betyde, at AAU i højere grad sender ansøgninger med højere kvalitet til de rigtige bevillingsgivere, og dermed øges sandsynligheden for flere forskningsmidler.

Når en forsker skal ansøge om midler til et forskningsprojekt, er det en jungle af regler og procedurer, som varierer fra institut til institut og fra fond til fond. Men siden 2015 har projektet Administration af ForskningsProjekter (herefter AdmForskPro) blandt andet arbejdet på at udarbejde en fælles platform, der på tværs af universitetet vil gøre administrationen af forskningsprojekter nemmere. Nemmere dels for fx projektadministratorer at udarbejde og kvalitetssikre budgetter til forskningsansøgninger – og dels for institutlederne, der både skal have det økonomiske overblik og de strategiske overvejelser med i beslutningstagningen.

Styregruppeformand Stig Kjær Andersen, der er lektor ved Institut for medicin og sundhedsteknologi glæder sig til at se gevinstrealiseringen ved bl.a. ansøgningsbudgetter, som både er grundlag for gode ansøgninger og for overblik på tværs, og dermed støtte til realisering af AAU’s strategi på projektområdet.

-Bevillinger givet på baggrund af forskningsansøgninger er utroligt vigtige for universitetet, og at smidiggøre processen for at udarbejde ansøgningsbudgetter vil forhåbentlig resultere i nemmere administration og dermed flere ansøgninger og i sidste ende flere forskningsmidler.

Samtlige institutter inddraget i projektarbejdet

Nogle af de elementer, der indtil nu har besværliggjort ansøgningsprocesserne er fx forskellige typer henvendelser (forslag, ansøgning, interessetilkendegivelse), forskellige modtagere med forskellige regelsæt (EU, private fonde, kommunal støtte osv.) samt opfattelsen af, at der er forskellige procedurer for ansøgninger på AAU’s 21 institutter.

Derfor har projektet inddraget alle institutter i arbejdet, og indledningsvist fået alle der arbejder med projektansøgninger til at erkende, at arbejdsprocessen for at lave projektansøgninger i bund og grund er ens med visse variationer fra institut til institut. Hermed var der grobund for en fælles processkabelon, som også er en af projektets leverancer.

Ingen nye, store driftsudgifter

Med en hjemmeside som er en samlet indgang til informationerne om det administrative arbejde bag en forskningsansøgning, en budget-løsning i WorkZone koblet til skabeloner i Office pakken og en fælles processkabelon, er rammerne skabt for at forskningsansøgninger kan laves hurtigere og nemmere. Derudover bliver der mulighed for at udtrække statistikker ved hjælp af programmet Power BI fra Office 365 - og for eksempel finde ud af, hvor mange forskningsansøgninger der har resulteret i bevillinger.

Der er ingen nye, store driftsudgifter forbundet med projektet, fordi løsningerne leveres i et system, vi allerede har: WorkZone, som understøttes af ESDH-sekretariatet. Det betyder, at datasikkerheden er i top, da der i forvejen arbejdes med personfølsomme oplysninger i WorkZone, som derfor er et lukket system. Det betyder også, at det fx bliver nemmere at hjælpe hinanden på tværs af institutterne, fordi der i forvejen arbejdes i WorkZone.

Inden længe bliver løsningen testet blandt udvalgte brugere. Dernæst bliver der efter påske tilbudt kurser til alle brugere, og 1. september forventes AdmForskPro projektet overdraget til drift i ESDH-sekretariatet. 

Alle artikler fra ITS