Identity Management på vej til AAU

Identity Management på vej til AAU

Det nye projekt AAU-ID betyder, at det bliver lettere at være bruger på AAU med forbedret sikkerhed, bedre datakvalitet og færre fejl.

Torsdag den 12. januar var der kickoff på digitaliseringsprojektet AAU-ID, som sætter fokus på manuelle blanketter og arbejdsgange for at sikre en lettere og mere ensartet håndtering af ansatte og studerende på Aalborg Universitet.

IT-direktør og styregruppeformand for projektet Flemming Koch bød velkommen og projektleder Lotte Bonderup visualiserede succeskriterierne ved at fortælle en fiktiv historie, som dog tog afsæt i konkrete oplevelser og frustrationer fra forskellige steder i organisationen:

Ritas adgange

En institutsekretær får besked af sin leder om, at Rita er blevet ansat i et barselsvikariat for Mona, som er kommunikationsmedarbejder i en afdeling på AAU.

Sekretæren spørger chefen, hvilke adgange Rita skal have, og chefen siger ”de samme som Mona har”.

Og her kommer en af de første risici ind i billedet. Det forholder sig nemlig sådan, at Mona tidligere har været ansat som studentermedarbejder og stadig har adgang til flere af de systemer, der relaterer sig til det job. Sekretæren kan derfor have svært ved præcist at afgøre, hvilke systemadgange der har relevans for Rita, fortæller Lotte Bonderup.

Sekretæren går i gang med at udfylde forskellige blanketter – nogle elektroniske og andre i papirform. Mange kræver underskrift fra nærmeste leder. Sekretæren må ringe flere gange til både fagpersoner, systemansvarlige og kollegaer for at få afklaret detaljer og forstå, hvad det egentlig er, der skal udfyldes. Flere blanketter indeholder ikke information om, hvor bestillingen skal sendes hen eller er på anden vis mangelfulde. Enkelte bestillinger skal foretages i selve systemet, og her mangler information om, hvor på siden nye brugere oprettes.

Efter megen dialog og otte arbejdsdage senere er det lykkedes sekretæren at få afsendt alle bestillinger, men et sted er en medarbejder på ferie de næste 14 dage, hvilket betyder, at der ikke er taget hånd om bestillingen, da den er gået direkte i medarbejderens mailboks. 

Rita starter på mandag, og der er stadig flere bestillinger, som ikke er gået igennem. Alt i alt en unødig tidskrævende arbejdsopgave, der udløste en masse frustration hos sekretæren.

én portal til brugeroprettelse

-Og hovedformålet med AAU-ID projektet er netop at implementere en løsning, der indeholder én portal, hvor sekretæren laver brugeroprettelse, fortæller Lotte Bonderup, der understreger, at de nævnte systemer i Ritas historie blot er fiktive eksempler og derfor ikke et billede på den reelle praksis omkring systemet.

I den nye portal indtaster sekretæren alle relevante oplysninger om Rita én gang, vælger den organisatoriske enhed, Rita er ansat i og de funktioner, Rita skal udføre eller de ressourcer, Rita skal have adgang til. Hvis godkendelse er påkrævet, sendes automatisk en mail til nærmeste leder og ellers oprettes Rita automatisk i de systemer med de funktioner, hun skal have adgang til for at kunne udføre de opgaver, hun er ansat til. 

Rita modtager en mail med relevant information og adgangskode til de systemer, hun har fået adgang til, og hvis hun opdager, at hun mangler adgange, har hun selv adgang til portalen og kan se, hvilke rettigheder og adgange hun har, samt anmode om nye.

Når Ritas vikariat er slut, bliver alle adgange automatisk lukket.

Digitalisering af aau

-Et Identity Management system på AAU vil danne et solidt fundament for digitalisering af AAU, tillade ansatte at bruge mindre tid på administration og mere tid på kerneopgaver og underbygge AAU's strategi "Viden for verden", sagde Flemming Koch til projektets kick-off.

Projekt AAU-ID vil i februar påbegynde analyse og designfasen. 

Alle artikler fra ITS