Lettere administration af forskningsprojekter

Der kommer nu en lettere, standardiseret metode til at administrere ansøgningsbudgetter til forskningsprojekter på AAU, som samtidigt sikrer bedre overblik på institutterne, opsamling af statistik og mulighed for at arbejde mere strategisk med ansøgningerne.

AdmForskPro er navnet på projektet, som skal sikre smidige arbejdsgange i administration af ansøgningsbudgetter til forskningsprojekter. Projektet skaber en let måde at samle både overordnede og detaljeret budgetdata og øvrige dokumenter for ansøgninger og projekter. På den måde lettes det administrative arbejde for videnskabelige medarbejdere, samtidigt med at de administrative arbejdsgange bliver mere smidige, effektive og konsistente. AdmForskPro har fokus på at skabe bedre processer, der skal lette f.eks. godkendelsesflow og håndtering af administrative data for forskningsprojekter ved hjælp af WorkZone. Information om ansøgningerne kun er tilgængelig for de medarbejdere som har indsigt i sagerne. Ansøgningssagerne er lukket af, så kun institutlederne og de relevante medarbejdere har indsigt. Statistik kan trækkes på generiske niveauer på bl.a. fakulteterne og uden angivelse af forskernavn.

Sammenkobling af eksisterende løsninger

I projektet har der været stor fokus på, at det er de eksisterende løsninger der skal kobles sammen. Centralt i projektet er WorkZone, som omdrejningspunkt for alle de processer og dokumenter, som forskningsansøgningen indeholder. En ny sagstype i WorkZone kan nu håndtere forskningsansøgninger og på sigt til kontraktsager og håndtering af forskningsprojekternes data. Det er nemlig muligt at tilknytte dokumenter og data fra Office og Outlook, og tilknytte netværksdrev, så alt relevant materiale er samlet på en sag i WorkZone. Det er også med til at sikre, at det ikke er nødvendigt at have filer liggende flere forskellige steder, hvilket øger sikkerheden.  

Bedre overblik for administration

På institutterne bliver det fremover nemmere at få overblik over data på ansøgningerne og dermed bedre overblik til strategisk planlægning og kommunikation – det bliver muligt at skabe overblik over hvilke ansøgninger har fået en bevilling og dermed være strategisk ved de kommende ansøgninger. Dermed bliver det også muligt at kunne opsamle fælles data om forskningsprojekter og ansøgninger til brug for statistikker og dermed fokus for yderligere forbedringer. Målet er bl.a. at kunne udarbejde en hitrate for ansøgninger i forhold til bevillinger.

I gang efter sommerferien

Direktion har i juni måned besluttet, at de processer som AdmForskPro har arbejdet med fremover skal være standard for hele universitetet. Projektgruppen kontakter fakultetsledelserne for at lave introduktion til sagsgangen og budgetlægning via WorkZone. Der har i foråret været afholdt de første kurser for slutbrugere og der vil igen være kurser 29. august og 6. september, hvor de relevante medarbejdere med ansvar for budgetlægning til ansøgninger kan deltage. Disse annonceres på HR’s hjemmeside. Der vil også være muligt at få undervisning på institutterne, hvis en gruppe vil have en samlet introduktion. Kontakt projektleder Hanne Lützow Kirk (hlk@its.aau.dk), for dialog om mulighederne.  

 

Fakta:

Det leverer projektet:

  • En samlet oversigt over procedurer og reglesæt der gælder for forskningsprojekter. Disse har indtil nu været spredt på forskellige dele af AAU’s hjemmesider. Se www.forskningsprojekter.aau.dk  
  • En it-løsning, der understøtter budgetlægning og dataopsamling i ansøgningsfasen. It-løsningen er tilknyttet WorkZone, og giver økonomimedarbejdere mulighed for at beregne projektudgifter baseret på standardsatser, og som indeholder de forskellige ph.d.-modeller og bidragssatser for institutter. Desuden er der mulighed for at hente statistik på det niveau/de områder man har adgang til. 

Alle artikler fra ITS