Følgende muligheder findes for data restore i SharePoint online:

1. Recycle Bin
2. Site Collection Restore

1. Recycle Bin

Hvis en bruger sletter en fil, flyttes denne til Recycle Bin stage 1. Her kan den ses og genskabes af brugeren eller af Site Collection admin hos IT services ved AAU i 90 dage.

Hvis denne fil slettes fra Recycle Bin stage 1 flyttes den til Recycle Bin stage 2. Her kan filen kun ses af Site Collection admin. Her bliver filen liggende i samlet 90 dage fra den oprindelig blev slettet, forstået på den måde at slettes en fil fra Recycle Bin stage 1 efter 85 dage, så er den stadig tilgængelig i yderligere 5 dage.

Hvis et site slettes, flyttes det automatisk til Recycle Bin stage 2.

2. Site Collection Restore

Microsoft tager en backup af SiteCollection Suite hver 12 time og gemmer disse i 14 dage. Man kan herfra kun lave en restore af hele SiteCollection Suite og kun til den oprindelige placering. Det vil sige at skulle man få brug for denne backup og ikke har lavet så stor skade, at hele Site Collection er væk, vil man slette alt der er oprettet i mellemtiden.

Der kan ikke laves item restore fra Site Collection Restore - det er alt eller intet.

Alle med AAU-Brugernavn kan få adgang til Sharepoint.

AAU-Konti der skal have adgang skal være almindelige brugere, hvilket vil sige at adgang til f.eks. funktionspostkasser ikke tilbydes. 

Adgang via eksterne konti kan dog have begrænsninger i funktionalitet f.eks. mht. synkronisering af mapper. 

Læs mere om dataklassifikation

Vi tilbyder SharePoint Online til alle.

Der findes forskellige typer af Sites der varierer i standardopsætning. Vi tilbyder i princippet alle de typer Microsoft leverer, men standarden for SharePoint Online vil være et Teamsite med såkaldt Modern layout, der giver nemme muligheder for redigering af indhold og et weblayout der også passer til mobile enheder.

• Opret et websted i SharePoint
• Oprette forskellige typer SharePoint websteder

Når du inviteres som en gæst til et SharePoint vil du modtage en mail med en invitation. 

• Åben Chrome browseren i inkognitovindue - Læs her hvordan du åbner et inkognitovindue
• Højreklik på SharePoint-sites navn fra den modtaget mail
• Vælg kopiér link 
• Kopier linket over i Chrome browser som du har åbnet som inkognitovindue.
• Klik enter 
• Du får herefter tre muligheder for at logge ind:
  • Tryk her hvis du allerede har en privat Microsoft-konto. Indtast mailadresse og kodeord, hvorefter du sendes videre til multifaktorgodkendelse, som forklares i denne vejledning.
  • Tryk her hvis man har en arbejds- eller skolekonto. Indtast mailadresse og kodeord, hvorefter du sendes videre til multifaktorgodkendelse, som forklares i denne vejledning.
  • Hvis man ikke har nogle af de ovenstående, skal man oprette en Microsoft konto. Dette gennemgås i denne vejledning.
    OBS! Man skal logge ind med den mailadresse, som modtog invitationen til SharePoint.
• Vælg Opret en Microsoft-konto - det er hurtigt og nemt!
• Indtast den mailadresse som har modtaget invitationen til SharePoint
• Klik næste
• Indtast en adgangskode til den Microsoft-konto man er i gang med at oprette
• Udfyld oplysninger omkring land og fødselsdagsdato
• Klik næste
• Der sendes herefter en bekræftelse kode til den mail du har indskrevet
• Kopier denne kode fra mail 
• Kopier koden ind på linjen i browser 
• Klik næste
• Dernæst skal du bekræfte at du ikke er en robot ved at løse opgaverne som der bliver stillet. 
• Når det er gjort vil den komme frem at yderligere oplysninger kræves

Ved AAU anvender vi multifaktorgodkendelse og det er påkrævet at det bliver sat op for at du kan få adgang til SharePoint - Læs mere om multifaktorgodkendelse her

• Klik næste
• Du vil nu få et nyt vindue frem på din skærm omkring opsætningen af Microsoft Authenticator-app - her kan du vælge at opsætte en app, mens andre foretrækker sms-versionen - vejledningen som følger vil være til sms - du kan scrolle længere ned så vil du finde vejledningen for opsætning af Authenticator-app
• Klik Jeg vil konfigurere en anden metode
• Vælg telefon
• Klik bekræft
• Indsæt landekode
• Indtast dit nummer
• Klik næste

Du vil herefter modtage en sms

• Indskriv den kode som du har modtaget
• Når du har indskrevet den korrekte kode vil du få vist på skærmen at din mobil er blevet registreret
• Klik næste
• Derefter får du endnu en bekræftelse om at du har konfigureret dine sikkerhedsoplysninger, hvor du kan logge på SharePoint ved at klikke på Udført som sender dig ind i det delte SharePoint

Opsæt Authenticator som app

Vælger du at opsætte multifaktorgodkendelse som app i stedet for sms, gør dette i stedet for: 

• Hent Microsoft Authenticator app
• Klik næste på computeren 

Accepter alle tilladelser som app'en spørger om under opsætningen.

• Åben Authenticator app på mobilen
• Du får frem, at du skal Konfigurere din konto på din computer, gå derved over på din mobil
• I øverste højre hjørne skal du vælge spring over (får du ikke denne fortsætter du til næste trin)
• Klik tilføj konto
• Vælg tilføj arbejde- eller skolekonto på mobilen
• Klik næste på computeren
• Vælg Scan en QR-kode på din mobil

Vil du give Authenticator tilladelse til at tage billeder og optage video? - giv appen tilladelse, mens du bruger appen

• Scan QR-koden fra computeren.
• Applås er aktiveret - tryk ok
• Klik næste på computeren
• Der bliver sendt en notifikation til din mobil, som du skal godkende
• Klik godkend
• Indskriv din låseskærmskode på din mobil
• Kontoen vil kunne ses i Authenticator app'en,
• Klik næste på computeren
• Du har nu konfigureret din Authenticator app. 

App'en må ikke slettes efter gennemført vejledningen, da det er denne der anvendes løbende til godkendelse. 

En af nøglefunktionerne i SharePoint er, at man kan samarbejde om filer/dokumenter.

Dette kan gøres på flere forskellige måder afhængig af platform.
Man kan enten arbejde online i dokumenter eller man kan synkronisere filer til sin egen PC.

Der findes ikke AAU’s officielle layout i en lettilgængelig SharePoint pakke. Det er derfor ikke velegnet til sider der stiller krav til brug af det officielle layout, men da SharePoint sider ikke er offentligt tilgængelige er det normalt ikke et problem.

Der findes pt. én type Sharepoint Site, hvor layout er optimeret til mobile enheder. Det er Teamsite, som er det vi som udgangspunkt bruger.
Øvrige typer sites kan godt vises på mobile enheder, men imødekommer sandsynligvis ikke forventninger til oplevelse.

Microsoft laver kontinuerligt nye forbedringer på netop dette område, så meget mere information kan hentes ved at søge på ”SharePoint online site design” på internettet.