AAU logo

Alle AAU-mailkonti opgraderes

Fra mandag d. 29. april starter opgraderingen af alle ca. 34.000 mailkonti på AAU til Exchange 2016. Det giver ansatte og studerende en række fordele i Outlook, men betyder også, at man vil blive mødt med en smule anderledes design i mail og kalender, end man plejer.

Lagt online: 28.04.2019

Udrulningen af Exchange 2016 vil forløbe over et par måneder, idet det sker gradvist for en gruppe af konti ad gangen for at sikre, at alt forløber, som det skal. AAU-mail og -kalender i Outlook vil under opgraderingen være tilgængelig, men når opgraderingen er sket, vil funktionerne have et par nye features, og brugerne vil blive mødt af et nyt design fx ved login. Alex Dige fra ITS, der står i spidsen for opgraderingen, fortæller:

-”Helt naturligt vil mange ansatte og studerende sikkert standse op og undre sig over den nye loginside, man vil møde, når man vil tilgå sin AAU-mail. Vi gør på AAU af informationssikkerhedshensyn en masse ud af opfordre brugerne til at have en sund kritisk indstilling til hvor og hvordan, brugernavn og password anvendes sikkert, og hvornår man skal være på vagt i forhold til at klikke på links osv. Derfor håber vi også, at informationen her på forkant af opgraderingen vil hjælpe ansatte og studerende til trygt at kunne tilgå deres AAU-konti”, fortæller Alex Dige.

 

 

Mange konti, meget data

ITS forventer, at alle studerende og ansattes mailkonti er opgraderet til Exchange2016 i løbet af juli måned. Processen tager tid dels fordi opgraderingen for en sikkerhed skyld sker for en gruppe af konti ad gangen, men særligt fordi, det er rigtig meget data, der skal flyttes. Alex Dige fra ITS anslår, at datamængden for de godt 34.000 konti når op på hele 50 TB:

-”Der er rigtig meget data i mange af de 34.000 mailbokse, og det gør selvfølgelig, at det tager tid. Nogle medarbejdere har måske brugt deres mailboks som arkiv de sidste 30 år, og det kan give en datamængde på mailboksen på helt op til 100 GB. Til sammenligning siger vi, at en sund mailboks fylder omkring kun 1 GB! Vi vil altid gerne opfordre til en god oprydningspolitik og arkivering i Workzone frem for mailboksen – både fordi, brugerne så vil opleve, at mail og kalender kører mere smidigt og hurtigere, men også af hensyn til arkiverings- og journaliseringsregler, der skal sikre den rigtige håndtering af særligt følsomme data, som hele GDPR-indsatsen på AAU også er med til at sætte fokus på”, forklarer Alex Dige fra ITS.

 

Ind med det nye, ud med det gamle

Opgraderingen betyder, at ansatte og studerende kan få gavn af de nyeste features fra Microsoft, men er også det helt rigtige skridt på vejen til flere muligheder for cloud-løsninger og integration med andre it-systemer, der i øjeblikket er i gang med at blive udviklet til AAU.

Til gengæld udgår muligheden for at tilgå mailsystemet med en ældre POP3-løsning. Kun 1% af de 34.000 mailkonti tilgås via denne metode, og meget få vil derfor blive berørt af udfasningen af POP3. Der findes i dag langt bedre og sikrere metoder til at tilgå mail og kalender, se ITS’ vejledninger for selv-hjælp eller kontakt support@its.aau.dk, tlf. 99402020 for it-support.