AAU logo

Kopernikus – udskiftning af AAU’s studieadministrative system

På nationalt plan er det besluttet, at alle danske universiteter, herunder også AAU, skal udskifte deres studieadministrative system. Projektet lyder navnet Kopernikus og udgør en unik mulighed for, at AAU kan skabe et robust og fremtidssikret studieadministrativt system og -arbejdsmiljø, hvor fokus er rettet mod "den studerende i centrum". Derfor er Kopernikus meget mere end blot et systemskifte.

Lagt online: 12.05.2020

Tekst: Marianne Fuglsang Welling Farsinsen, IT Services - Fotograf: Heidi Friis Thomsen, Studieservice

Kopernikus er et programfællesskab mellem de otte danske universiteter og Uddannelses- og Forskningsministeriet, som er opstået i en erkendelse af, at det studieadministrative system STADS er forældet. STADS har været en god og trofast tjener for mange medarbejder og studerende på de danske universiteter igennem årene, men nu er tiden inde til at begynde på et farvel. Der er brug for en mere nutidig digital understøttelse af studieadministration på de danske universiteter, som kalder på mere selvbetjening, automatisering og effektivisering. Således lyder visionen for projektet, at Kopernikus ved hjælp af bedre it-understøttelse og optimerede processer skal kvalitetsudvikle og effektivisere det studieadministrative område. Programmet skal sætte den studerendes behov i centrum for administrative processer.

Visionen for Kopernikus

Den studerende skal opleve et sammenhængende studieforløb, hvor der bliver taget udgangspunkt i deres behov, og hvor de gennem selvbetjening har overblik over studieaktiviteter, fremdrift og resultater – og kan handle proaktivt i forhold til egen situation.

Den studieadministrative medarbejder skal opleve en høj grad af automatiserede arbejdsprocesser gennem selvbetjeningsløsninger for de studerende, fælles overordnede processer og standardiserede arbejdsgange, der flytter sagsbehandlingsfokus fra manuel databehandling af de mange til service af de få studerende, som af den ene eller and grund falder uden for normalforløb.

Den videnskabelige medarbejder skal opleve opdateret retvisende data, som fødes ind i de tilstødende systemer, der understøtter deres faglige og pædagogiske arbejde med uddannelserne.

Den tværgående administrative medarbejder skal opleve en standardiseret data- og informationsmodel for området og stærke integrationsløsninger

Universitetets ledelse skal opleve en effektivisering af det studieadministrative område gennem bedre it-understøttelse og optimerede processer samt et bedre grundlag for ledelsesinformation på uddannelsesområdet.

Kopernikus på AAU

På AAU kommer projektet til at berøre alle administrative funktioner og medarbejdere, og derfor er organiseringen bag projektet også sammensat af repræsentative aktører på tværs af Fælles Service og fakulteterne. Projektet forventes at løbe frem til 2023/2024, og et forsigtigt bud er, at det nye system er klar til drift i løbet af 2023. Projektleder Sólgerð Torp fortæller:

- ”Der er lagt en meget ambitiøs vision for Kopernikus. Vi ser ind i et systemskifte, som skal understøtte ny praksis for studieadministration. Mange medarbejdere skal på sigt arbejde anderledes, end de gør i dag, og de studerende bliver administrativt understøttet på nye måder. I løbet af 2023 skal medarbejdere og studerende sige farvel til kendte systemflader og kendte opgaveløsninger. Chefer og ledere vil opleve nye muligheder for understøttelse af kerneopgaven, der knytter sig til det studieadministrative område”, forklarer Sólgerð.

 

 

I inddragelsesprocessen har Kopernikus-projektet også draget nytte af kreative metoder i samarbejde med ”Material Story Lab”.

 

Fordi der ikke blot er tale om et systemskifte, men også en helt ny praksis for studieadministration, er det store forarbejde allerede igang. For at AAU kan blive klar, skal alle arbejdsgange og arbejdsprocesser omkring studieadministration gennemgås. Både for at se hvordan de eksisterende processer forløber og for at identificere hvordan, vi ønsker, de kommende processer skal forløbe. Projektet arbejder med en høj grad af involvering, hvor der samarbejdes med de medarbejdergrupper, som bliver direkte påvirket af den kommende forandring. Projektet kobler sig, så vidt muligt, på eksisterende organiseringer og indsatser, således at det på den måde understøtter en vedvarende konsolidering i organisationen. Der arbejdes hele tiden for et solidt ejerskab blandt alle studieadministrative medarbejdere og deres ledere og chefer.

Sólgerð fortæller om det igangværende arbejde:

- ”Igennem dialog og målrettet involvering kan vi skabe et fælles billede af ”Hvor vi er” og ikke mindst ”Hvor vi ønsker at være”. Vi bliver nødt til at kunne se bort fra nuværende strukturer for at kunne få øje på de muligheder, der kan bringe os derhen, hvor vi ønsker at være. Heldigvis for projektet er der ingen forhandling om, hvorvidt vi skal skifte system eller ej – det, der er til forhandling, er hvordan, vi på AAU vælger at gribe forandringen an”, siger Sólgerð Torp.

Og netop forandringen ser ud til at få en god modtagelse på AAU. Den hidtidige involvering af studerende og ansatte på AAU viser et engagement omkring Kopernikus, fortæller Sólgerð Torp videre:

”Jeg oplever, at medarbejdere og ledere har et ønske om at lykkes med at sætte den studerendes behov i centrum. Det ser jeg som en gave for projektet, samtidig med at det stiller store krav til, at vi er bevidste om at involvere de ”rigtige” på det ”rigtige” tidspunkt, så det giver mening for den enkelte, projektet og i sidste ende for Aalborg Universitet" slutter Sólgerð Torp.

Se mere om Kopernikus-projektet i videoen herunder.