AAU-IdM skaber nem, sikker og ensartet håndtering af brugere og rettigheder på AAU

Fra d. 30. november og frem mod medio 2019 ruller ITS AAU-IdM-løsningen ud på hele AAU. Det betyder, at AAU får et system, der understøtter en nem, sikker og ensartet håndtering af ansatte og gæster samt disses it-rettigheder på tværs af AAU.

Én løsning - mange fordele

AAU-IdM-løsningen er en Identity Management-løsning, der skal løfte niveauet for bruger- og rettighedshåndtering på AAU. Løsningen kommer derfor til at spille en afgørende rolle for AAU’s evne til at:

  • Efterleve eksterne krav til databehandling og forebygge it-sikkerhedsbrud
  • Tilbyde brugervenlige og systemunderstøttede administrative processer
  • Sikre et højt kvalitetsniveau for samt nemmere anvendelse af data
  • Ensarte og effektivisere procedurer for bruger- og rettighedshåndtering på tværs af universitetet.

AAU-IdM-løsningen afhjælper dermed de udfordringer inden for bruger- og rettighedshåndtering, som AAU i dag er stillet over for. Det gælder ikke mindst udfordringer med et stort antal blanketter, der skal behandles manuelt, og som har affødt, at data på tværs af systemer er blevet inkonsistente. I forlængelse heraf opstår risikoen for, at medarbejdere tildeles forkerte it-rettigheder samtidig med, at det kan være vanskeligt at sikre, at der lukkes for it-rettigheder, når ansatte og gæster forlader AAU. Udfordringer som disse skaber lange behandlingstider på brugeroprettelser og sikkerhedsmæssige risici i forhold til it-adgange. AAU-IdM-løsningen afhjælper disse udfordringer.

Brugerinddragelse i udviklingen

For at finde frem til den bedst mulige løsning er der fra projektets side lagt vægt på at inkludere systemets fremtidige brugere undervejs i processen. I den forbindelse har projektet haft stor gavn af en referencegruppe bestående af otte institutsekretærer, der har fulgt udviklingen i knap et år, og som blandt andet har bidraget til, at løsningen på bedst mulig vis afspejler behovet på AAU – med den diversitet, det indebærer.

 

 

Referencegruppens deltagere er blandt andet undervejs i processen inviteret til en række testsessions, hvor de i det nye system har fået en række opgaver, der skulle løses, hvor de undervejs i opgaveløsningen har kunne give projektgruppen feedback på systemet.

- Det giver rigtig god mening, at det nye system testes af almindelige brugere. I referencegruppen har vi alle en forskellig baggrund og tilgang til, hvad systemet skal kunne løse for os i hverdagen, og det bidrager til, at systemet bliver bedre, samtidig med at det er sjovt at snuse lidt til systemet, inden det rulles ud, fortæller Jane Bak Andersen fra Institut for Læring og Filosofi og medlem af referencegruppen.

- Jeg har store forventninger til AAU-IdM-løsningen. Antallet af systemer, vi skal bruge fremover, vil blive kraftigt minimeret. Allerede i første omgang udfases AdmDB og PDS, og det fjerner nogle ventetider. Hidtil har man skullet vente på et medarbejdernummer i PDS, for at medarbejderen kunne blive synlig på AAU Search. Ligesom når man i dag opretter en mailadresse i AdmDB, skal man vente på at den bliver synlig i Outlook, førend man kan tilknytte distributionslister. Med AAU-IdM klares det fremover i ét system og i én arbejdsgang, fortæller Jane videre om de fordele, hun øjner ved den nye løsning.

AAU-IdM ud til hele AAU

D. 30. november 2018 igangsættes pilotdrift hos tre udvalgte institutter, mens løsningen rulles ud til de øvrige institutter og Fælles Service i løbet af foråret 2019. IdM-gruppen fra ITS kommer ud til alle institutter og Fælles Service-enheder og sikrer, at de grundlæggende forudsætninger for at tage løsningen i anvendelse er til stede, herunder hjælp til at lave it-roller og undervisning i brugen af systemet.

D 6. december og d. 13. december afholdes informationsarrangementer, hvor implementeringsplanen vil blive præsenteret sammen med en plan for de aktiviteter, der vil foregå under implementeringen. Kontaktpersoner fra alle AAU’s enheder har fået invitationen tilsendt.

 

Alle artikler fra ITS