AAU logo

It Services

Sharepoint på AAU

SHAREPOINT SERVICEBESKRIVELSE

Som studerende eller ansat har du mulighed for at få oprettet et SharePoint Site. Det gør samarbejde i grupper nemt og effektivt med interne såvel som eksterne parter. Den primære løsning er SharePoint Online (Office 365), men der er også mulighed for Lokal SharePoint, hvis der er behov for det.

Information og vejledning om Sharepoint

  • +

    Backup

    Følgende muligheder findes for data restore i SharePoint online:

    1.       Recycle Bin

    2.       Site Collection Restore

    Recycle Bin

    Hvis en bruger sletter en fil, flyttes denne til Recycle Bin stage 1. Her kan den ses og genskabes af brugeren eller af site Collection admin i 90 dage.

    Hvis denne fil slettes fra Recycle Bin stage 1 flyttes den til Recycle Bin stage 2. Her kan filen kun ses af Site Collection admin. Her bliver filen liggende i samlet 90 dage fra den oprindelig blev slettet, forstået på den måde at slettes en fil fra Recycle Bin stage 1 efter 85 dage, så er den stadig tilgængelig i yderligere 5 dage.

    Hvis et site slettes, flyttes det automatisk til Recycle Bin stage 2.

    Site Collection Restore

    Microsoft tager en backup af SiteCollection Suite hver 12 time og gemmer disse i 14 dage. Man kan herfra kun lave en restore af hele SiteCollection Suite og kun til den oprindelige placering, det vil sige at skulle man få brug for denne backup og ikke har lavet så stor skade at hele site collection er væk, vil man slette alt der er oprettet imellemtiden.

    En sådan restore kan kun foretages efter et support kald til Microsoft.

    Der kan ikke laves item restore fra Site Collection Restore - det er alt eller intet.

     

  • +

    Brugerautentifikation

    Der benyttes AAU login til SharePoint og det er således muligt at tildele adgang til alle ansatte og studerende på AAU.

    AAU konti der skal have adgang skal være almindelige brugere, hvilket vil sige at adgang til f.eks. funktionspostkasser ikke tilbydes. 

    Derudover giver lokal SharePoint mulighed for at tildele adgang for Facebook, LinkedIn, Google+ og Microsoft kontoer og SharePoint Online giver mulighed for at tildele adgang til Microsoft og Office 365 kontoer.

    Adgang via eksterne konti kan dog have begrænsninger i funktionalitet, f.eks. mht. synkronisering af mapper. 

  • +

    Dataklassifikationer

    Som alt andet data på AAU skal det klassificeres i én af tre kategorier. De to SharePoint løsninger må gemme flg. klassificeringer af data.

    Se yderligere i de fulde regler for Klassifikation af data på AAU.

     

  • +

    Integrationer og udvidelser

    Vi tilbyder pt. én udvidelse for lokal SharePoint:

    • brugerautentifikation af eksterne brugere vha. Facebook, LinkedIn, Google+ og Microsoft.

    ITS tilbyder pt. ikke udvikling af integrationer og udvidelser, men det er muligt selv at gøre det eller bruge de eksterne konsulenter vi samarbejder med.

     

  • +

    Lokalt intranet og Internet Explorer settings

    Skal man på Lokal SharePoint uden at taste password skal sitet (uden http:// eller https:// ) i local intranet sites. På adm-domænet kan brugeren ikke selv gøre det pt.

    Ligeledes kan der laves single signon på SharePoint Online ved at tilføje https://adfs.srv.aau.dk/ i Local Intranet sites.

     

  • +

    Mailaliaser

    Der er ikke mulighed for at bestille fx info@<sitenavn>.aau.dk etc. Der kan bestilles alias’er på formen <alias>@<institut>.aau.dk

    Administratorens rolle

    • Tildele adgang for brugere til site
    • Informere brugere i forbindelse med servicevinduer eller andre vigtige oplysninger

     

  • +

    OneDrive

    I forbindelse med den personlige Office 365 konto, får alle brugere tilknyttet en OneDrive for Business mappe med 1 TB lagerplads. Filer og dokumenter fra den personlige OneDrive for Business kan man tilgå på samme måde som på SharePoint Online, men er som udgangspunkt ikke delt med andre.

  • +

    Oprettelse af sites og self service

    For oprettelse af SharePoint skal vi vide flg.

    • Navn på site (bruges i URL og skal derfor være kort og uden mellemrum)
    • Titel på site, som kan være længere og mere beskrivende end navn for site
    • Navn på administrator
    • Behov for brugerautentifikation af eksterne brugere. Vælg en af
      • Ingen behov for eksterne brugere
      • Office 365 og Microsoft
      • Facebook, LinkedIn, Google+, Microsoft (via udvidelsen Shetab).
    • Understøttede dataklasser:
      • Intern AAU og Offentlig
      • Fortrolig, Intern AAU og Offentlig (herunder personfølsomme oplysninger)

    Subsites kan oprettes ved hjælp af selvbetjening for begge typer SharePoint.

     

  • +

    Servicevinduer

    Lokal SharePoint kører på lokale servere som løbende skal opdateres. Ved opdatering af SharePoint serverne er det nødvendigt at lukke alle SharePoint sites ned i forbindelse med opdateringen.

    Dette er indtil videre planlagt til at ske ca. hver 3. måned – service vinduet vil starte efter normal arbejdstid og forventes afsluttet senest ved næste arbejdsdags start. Det forventes dog at det kan gøres væsentlig kortere.

    For SharePoint Online forventes ingen service vinduer.

     

  • +

    SharePoint Online vs. Lokal SharePoint

    Vi tilbyder SharePoint Online til alle, medmindre en eller flere af følgende gør sig gældende

    • Der er behov for at kunne autentificere via Facebook, LinkedIn eller Google+ kontoer. Overvej meget kraftigt om dette virkeligt er et behov, da alle kan få en Microsoft konto.
    • Der er behov for at opbevare fortrolige data. Overvej om der ikke er så få tilfælde af fortrolig data at det er bedre at lave specialløsning for netop de tilfælde.
    • Der ønskes et sitenavn med aau.dk domæne. Overvej om det virkeligt betyder noget, da dokumenter alligevel findes via sidst åbnet, delt med mig etc.

    Der findes forskellige typer af Sites der varierer i standardopsætning. Vi tilbyder i princippet alle de typer Microsoft leverer, men standarden for SharePoint Online vil være et Teamsite med såkaldt Modern layout, der giver nemme muligheder for redigering af indhold og et weblayout der også passer til mobile enheder.

    Vi henviser i øvrigt til dette notat for forskellige webløsninger der forklarer hvad der egner sig bedst til forskellige anvendelsesformål (projektsider, intranet, offentlige hjemmesider, etc).

     

  • +

    SharePoint Sync

    En af nøglefunktionerne i SharePoint er at man kan samarbejde om filer/dokumenter.

    Dette kan gøres på flere forskellige måder afhængig af platform.
    Man kan enten arbejde online i dokumenter eller man kan synkronisere filer til sin egen PC.

     

  • +

    Søgning

    Lokal SharePoint søgemaskine findes på searchcenter.aau.dk og kan indeksere SharePoint Sites, Web Sites, File Shares, Exchange Public Folders, Line of Business Data og Custom Repository

    Søgninger i SharePoint Online foregår via websidens søgefunktion. På sigt er der mulighed for at samle Online og Lokale SharePoint søgninger på searchcenter.aau.dk.

     

  • +

    Weblayout

    Der findes ikke AAU’s officielle weblayout i en lettilgængelig SharePoint pakke. Det er derfor ikke velegnet til sider der stiller krav til brug af det officielle layout, men da SharePoint sider ikke er offentligt tilgængelige er det normalt ikke et problem.

    Der findes pt. én type Sharepoint Site, hvor layout er optimeret til mobile enheder. Det er Teamsite på SharePoint Online, som er det vi som udgangspunkt bruger. Øvrige typer sites kan godt vises på mobile enheder, men imødekommer sandsynligvis ikke forventninger til oplevelse. Vi forventer at Microsoft laver store forbedringer i løbet af 2017 på dette område.

     

It Services

Navngivning
 

SharePoint Online

https://aaudk.sharepoint.com/<sitenavn>

Lokal SharePoint

https://<sitenavn>.<institut>.aau.dk eller <sitenavn>.aau.dk