Indkøb
Information vedrørende indkøb
Du kan her finde information og vejledning til, hvordan du foretager indkøb, indkøb udenfor aftale, software bestillinger samt information til telefoni. Er der yderligere spørgsmål skal der oprettes en sag via vores serviceportal.
Er du i tvivl om hvilken vare, der bedst passer til dit behov, eller har du svært ved at finde den vare, som du ønsker, bør du kontakte en indkøbsrådgiver eller IT Support inden du opretter en rekvisition.
FRITEKSTORDRER
Fritekstordrer i E-Handelssystemet kræver at man først har sikret sig kendskab til produktets (eller tilbuddets) korrekte:
- Pris
- Leverandør
- Varenummer / tilbudsnummer
- Varens artskontering
OPRETTELSE AF REKVISITONER
En rekvisition skal indeholde en præcis angivelse af konkrete varer, alle angivet i rekvisitionen med varenumre. (Varenummer informationen skal være et varenummer eller et tilbudsnummer)
Alt andet
- Korrespondance
- Rådgivning
- Indhentning af tilbud
- Filer / dokumenter / links
- Øvrige manøvrer, der skal føre frem til det konkrete produkt
Dette hører ikke hjemme i rekvisitionen, og er derfor indledende arbejde for at finde frem til konkrete varer, så der netop kan oprettes en rekvisition, der kun indeholder varelinier med et konkret varenummer eller tilbudsnummer, som leverandøren kan genkende.
Som udgangspunkt SKAL vi købe de produkter, som er på AAU’s indkøbsaftale. For evt. at fravige dette og vælge et andet produkt, så skal der angives en funktionel begrundelse for, hvorfor behovet ikke kan dækkes af en af de maskiner, der er på aftalen. Skærmstørrelse og vægt på bærbare er som udgangspunkt ikke en funktionel begrundelse. Det samme gælder farve på maskinen, styresystem og lignende.
Hvis man alligevel ønsker et andet produkt end fra aftalen, og der ikke er en funktionel begrundelse, så vil følgende være gældende:
- Institutleder skal skriftlig godkende, at man køber et produkt uden for AAU’s indkøbsaftale.
- ITS yder ikke support på produktet. Dvs. bruger selv skal installere programmer, og evt. problemer med disse kan ITS ikke være behjælpelig med at løse. ITS vil være behjælpelig med at komme på domæne og opsætning af mail, men ellers kan vi ikke yde support på produktet.
- Maskinen kan ikke garanteres at kunne køre de administrative programmer pga. mulige kompatibilitetsproblemer.
Der er adskillige gode grunde til, at man vælger et produkt fra AAU’s aftale:
- Som offentlig institution er vi forpligtiget til at købe ind via en indkøbsaftale.
- AAU får en bedre pris og/eller service på aftaleprodukterne.
- Aftaleprodukterne er med 3 års næste dag onsite garanti, hvor andre produkter normalt kun er med 1 eller 2 års sende ind garanti. Dvs. brugeren skal undvære sin PC i måske flere uger.
- ITS kender aftalens produkter. Vi har lavet image til dem, og de er testet mod de software programmer, som AAU har aftaler på. Installation og efterfølgende opdatering går væsentlig hurtigere end manuel installation.
- ITS har ikke mulighed for at yde support på produktet, da vi ikke kender det, som vi kender produkterne på aftalen.
- Alle institutter har været med at til udarbejde materialet, som er grundlaget for produkterne på aftalen. Dvs. de alle har sagt ja til, at dette sortiment som udgangspunkt er dækkende for det normale behov for en AAU medarbejder.
- Hvis en medarbejder stopper, så er det ikke så nemt at overdrage produktet til en anden, hvis det er et specielt produkt. Ofte vil det heller ikke passe med det øvrige tilbehør, man måtte have i afdelingen (f.eks. dockingstation).
Hvis der er spørgsmål eller brug for yderligere information i forbindelse med ovenstående, så er I velkommen til at kontakte ITS Supply indkøb på indkob@its.aau.dk
Kunne du godt tænkte at programmer som Adobe produkter, memsource, Treeage og MS Visio 365 kan du via denne bestillingsblanket anmode om produktet - Du kan finde Bestillingsblanketten her
Bemærk at der efter afsendelse af formular sendes en mail til den valgte godkender, og først når vedkommende har godkendt denne bestilling, videresendes info til ITS indkøb.
FØRSTE GANG DU BESTILLER OG VÆLGER EN GODKENDER; SÅ GIV VENLIGST VEDKOMMENDE BESKED OM, AT MAILEN KOMMER, SÅ DE VED, AT DEN ER OK - SET I LYSET AF PHISHING MAILS MM.
Den kan også godkendes via Teams. Her finder man i menuen i venstre side punktet Godkendelse, og så kan man se de ting, man har sendt til godkendelse og status på disse, samt som godkender kan man se, hvad der ligger til godkendelse og hvad man har godkendt. Både via mail og Teams kan man som godkender approve/godkende og skrive en note ind med info til ITS/rekvirent.
Du vil herunder kunne se hvordan indholdet af mailen ser ud.
Ønsker du at bestille Visual Studio (ikke MS Visio) via E-handelssystemet skal ITS-indkøb kontaktes.
Bemærk venligst, at telefoner, telefoniabonnementer, mobilt bredbånd og tilbehør skal bestilles hos dit instituts telefoniansvarlige. Du kan læse mere om dette her
Øvrige vejledninger og information
Du kan her læse hvordan du får adgang til yderligere indkøbssystemer samt mere generel information E-handelsessystemet
Se gerne E-handelssiden på Økonomiafdelingens hjemmeside for mere generelle vejledninger til E-handelssystemet.
Du kan her finde vores produktkatalog samt information der kan videregives til dit instituts indkøbsansvarlige. Eksempelvis produktnavn og vare nr.
ITS indkøbs databasen (INDB) indholder information omkring de IT indkøb, der kommer omkring ITS til registrering og installation. Det er her ITS-indkøb samler indkøbsoplysninger om bestillinger og udstyr, fx. AAU-nummer og serienr. Du kan tilgå databasen her.
Har du ikke adgang skal der oprettes en sag, hvori du tilkendegiver formålet med din adgang. Dette kan du gøre her.
Fakturanummeret er som udganspunkt ikke angivet, da det ikke fremgår i indkøbsarbejdet i E-Handelsystemet.