AAU logo

Upload, indsæt og rediger filer

Dokumenter

En større opgave i forbindelse med webtilgængelighed er dokumenter, f.eks. PDF- og Word-filer, idet dokumenters elementer skal markeres som f.eks. overskrifter, billeder osv. Denne retningslinje rammer bredt på AAU samt både det teknisk administrativ personale (TAP) og videnskabeligt personale (VIP). For at efterleve lovgivningen 100%, kræves der særlige licensbaserede værktøjer. Mængden af licenser, der skal udstedes for at imødekomme dette punkt anses som en uforholdsmæssig stor byrde (jvf. Lov nr. 692 §3 stk 2).  

Alle ansatte har adgang til Adobe-pakken, hvori Adobe Acrobat Pro DC findes. Acrobat Pro DC har en tilgængelighedsfunktion, der gør det muligt at scanne en PDF for de mest gængse fejl samt mulighed for at fikse dem. Funktionen lever ikke op til samtlige krav, der stilles i loven. Vi anbefaler alligevel, at den anvendes på de vigtigste dokumenter, da det er det bedste værktøj, der er til rådighed på AAU på nuværende tidspunkt. Se vejledningen her til værktøjet her: https://helpx.adobe.com/dk/acrobat/using/create-verify-pdf-accessibility.html 

Derudover anbefaler vi, at man så vidt muligt undlader at uploade PDF filer til websites og i stedet indsætter tekster fra dokumenter direkte på websitet. Vi er opmærksomme på, at det ikke er muligt på forskningspublikationer eller lange grafiktunge rapporter mm. 

  • +

    Indsæt fil i en artikel

    1. Stå i "Content"
       
    2. Klik på den artikel, hvori du vil indsætte en fil
       
    3. Klik på "Upload file" i den vandrette menu øverst på siden, som vist i billedet nedenfor:
       
      Indsæt fil
    1. Vinduet "Upload file" åbner. Klik på "Vælg fil/Gennemse" for at hente filen fra din computer
       
    2. Klik på "Save and Exit' og klik efterfølgende på "Save". Filen fremgår nu under "Files" i den vandrette menu
       
    3. Du skal nu indsætte et link til filen i "Full text" feltet i artiklen: Marker teksten, som skal fungere som link og klik derfor på ikonet "Link" i værktøjslinjen:
       
      Linkknap
       
    4. Vinduet "Link" åbner. Klik på knappen "Browse server"
       
    5. Vinduet "Choose page or file to link to" åbner. Klik på fanebladet "Link to internal file"
       
    6. Klik på filens ikon og vælg "Use marked"
       
    7. Du kommer nu tilbage til vinduet "Link". Klik på "OK"
       
    8. Klik på "Save" og husk at publicere dine ændringer
  • +

    Indsæt en fil fra en anden artikel

    1. Stå i fanebladet "Content"
       
    2. Find den artikel, hvori du vil indsætte en fil
       
    3. Marker teksten, som skal fungere som link og klik derfor på ikonet "Link" i værktøjslinjen:

      Linkknap
    4. Vinduet "Link" åbner. Klik på knappen "Browse Server"
       
    5. Vinduet "Choose page or file to link to" åbner. Klik på knappen "Link to internal file"
       
    6. Klik på fanebladet "Browse contents" som vist på billedet nedenfor:

      Link til filer på tværs af artikler
       
    7. Vælg det ønskede repository og mappe, som filen er gemt i.
       
    8. Klik på den fil, der skal linkes til, som kommer frem under "Associated files"
       
    9. Klik på "Use marked" og "Ok"
       
    10. Klik på "Save" og husk at publicere dine ændringer
  • +

    Rediger eller opdater fil

    Du kan redigere eller opdatere en fil, som allerede er uploadet i en artikel. Fordelen ved dette er, at du ikke efterfølgende behøver at opdatere det link til filen, som er indsat i en eller flere artikler - det sker automatisk.

    1. Stå i fanebladet "Content"
       
    2. Find den artikel, hvori filen er uploadet
       
    3. Gå til den vandrette menu og tryk på "Files"


       
    4. Find filen du ønsker at opdatere og klik på "Change file" (de to blå pile, som vist på billedet ovenfor)
       
    5. Vinduet "Update attachment" åbner. Klik på "Vælg fil/ Gennemse" og vælg en fil på din computer
       
    6. Klik "Save and Exit" og "Save"
       
    7. Din fil er hermed opdateret. Husk at publicere dine ændringer
  • +

    Ændr linkets udseende

    Når du har tilføjet en fil, kan du vælge om linket til filen skal være markeret med fed skrift eller med en "Small button" (knap) med eller uden tilhørende tekst:

     

    Small button med tilhørende tekst

    Hvis du vil ændre dit link til en "Small button" med tilhørende tekst, kan du følge nedenstående guide:

    1. Stå i fanebladet "Content"
       
    2. Find den artikel, hvor du har indsat eller vil indsætte et link
       
    3. Marker teksten, som skal fungere som link og klik derfor på ikonet "Link" i værktøjslinjen:

    4. I rullemenuen under Link style  vælger du "Small Button". Klik på "OK"
       
    5. Gem ændring ved at klikke "Save" og husk at publicere dine ændringer

    NB.

    Vi har tidligere haft en guide til hvordan Small buttons laves uden tilhørende tekst. Dette har vi ikke længere grundet EU lovgivningen om webtilgængelighed, som bl.a. betyder at alle typer at links skal være tilgængelig i tekst form. 

  • +

    Gode råd om brug af filer i InfoGlue

    navngivning

    Når du indsætter links til filer (f.eks. PDF-filer) i dine tekster, er det en god idé at navngive dine filer med et beskrivende navn. I mange tilfælde giver man PDF'er interne navne eller forkortelser som f.eks. su_ref_0510. Problemet med denne type navngivning er, at titlen ikke fortæller særligt meget om, hvad PDF'en omhandler, og det gør det svært, hvis ikke umuligt, for søgemaskiner at finde dette indhold på hjemmesiden. Kald i stedet din PDF for 'Samarbejdsudvalgsmøde - referat - maj 2010'.

    Søgeoptimering

    Tekst i filer er ikke søgbar. Hvis du linker til en PDF-fil i stedet for at indsætte teksten i artiklens "Full text" felt, kan indholdet ikke indekseres af søgemaskinerne. PDF-filer kan bruges til supplerende information - men sørg for, at de vigtigste informationer fremgår i selve artiklen.

    STØRRELSE

    Filer må maks fylde 50 MB.