AAU logo

Microsoft Formular

Formularer kan ikke oprettes direkte i InfoGlue. ITS anbefaler at formularer oprettes via Forms i Office 365 som alle på AAU ansatte som studerende har adgang til, da AAU har en databehandler med Microsoft (Office 365) jf. GDPR.

Råd angående oprettelse af formular via team

Vores anbefaling er at gøre den givne formular tilgængelig for en lille gruppe (min. en anden) af medarbejdere, således at der ved sygdom eller lignende, er flere der kan tilgå den. 

Generelle GDPR råd ift. håndering af formularer

  • Sørg for at der kun bedes om almindelige personoplysninger og IKKE fortrolige eller følsomme oplysninger (læs mere om kategoriseringen ’hvad er persondata’)
  • Sørg for at formularbesvarelse (persondata) slettes hurtigst muligt efter de har opfyldt deres givne formål seneste 14 dage efter eks. afholdt arrangement eller lign.
  • Sørg for at have en samtykke tekst i formularen
    Eksempler på samtykke tekst:

    ” Ved at svare på denne formular giver du samtykke til, at webteamet ved AAU ITS kan bruge oplysningerne om dig til at finde ud af, hvem der er tilmeldt sig kurset, samt kontakte dig vedr. det givne kursus. Vi sletter de registrerede oplysninger om dig, som vi har hos os, senest 14 dage efter, kurset er afholdt. Mvh. Webteamet ved AAU ITS.”

    ”Ved at svare på denne blanket giver du samtykke til, at bestyrelsen for Djøf-klubben for administrativt ansatte ved AAU kan bruge oplysningerne om dig til at finde ud af, hvem der er tilmeldt arrangementet, og for at din tillidsrepræsentant kan søge om økonomisk støtte til arrangementet fra dit fagforbund. Vi videregiver således dit navn og medlemsnummer til din tillidsrepræsentant, og tillidsrepræsentanten videregiver oplysningen til dit fagforbund, så de kan se, at det er medlemmer, de giver tilskud til. Vi sletter de registrerede oplysninger om dig, som vi har hos os, senest 14 dage efter arrangementet. Mvh. Bestyrelsen for Djøf-klubben for administrativt ansatte ved AAU”
  • +

    Opret en formular i et team (del formularen med kollegaer)

    OBS. Vores anbefaling er at gøre den givne formular tilgængelig for en lille gruppe (min. en anden) af medarbejdere, således at der ved sygdom eller lignende, er flere der kan tilgå den.

    1. Åben Microsoft Teams (findes også som app i windows).
    2. Følg guiden til at oprette et team i
      - Under 'vælg team til' marker 'Andet'
      - Sørg for at dine kollegaer også tildeles rollen 'Ejer'.

    Opret en gruppeformular

    1. Login ind i forms med din AAU mail
    2. Vælg ’Gruppeformular’

       
    3. Klik på ’Seneste gruppeformularer’ og vælg den gruppe du har oprettet
    4. Opret formular ved at klikke på ’ny gruppeformular’
    5. Ift. oprettelse af spørgsmål gå til Microsofts guide ift. oprettelse af formular spørgsmål
    6. Guide til indsættelse af formular i en artikel, arrangement eller nyhed på et website i Infoglue.
      Skal den blot deles som et link, så husk at ændre indstilling, så alle med et link kan svar.
    7. For at opsætte en mail notifikation for gruppeformularen, gå til guiden 'Opsætning af mail notifikation for forms'.
  • +

    Opret en formular via egen profil

    Vælger du ikke at dele den med en gruppe kan du også gøre nedenstående, vær dog OBS på. at det giver en større sårbarhed, da formularen således er bundet op på en specifik redaktør.

    1. Login ind i forms med din AAU mail
    2. Guide til oprettelse af formular
    3. Del formularen med dine kollegaer, hvis i er flere der skal kunne rette og se svar
    4. Indstillinger, herunder mail pr. udfyldt svar – her menes du modtager en kvittering når en bruger har udfyldt den
    5. Guide til indsættelse af formular i en artikel, arrangement eller nyhed på et website i Infoglue.
      Skal den blot deles som et link, så husk at ændre indstilling, så alle med et link kan svar.
  • +

    Hvordan indsætter jeg formularer i en artikel, arrangement eller nyhed på et website i Infoglue?

    Når formularen er oprettet gøres følgende for at indlejrer den på en side i Infoglue.

    1. Klik på knappen ’Del’ øverst i højre hjørne
    2. Under ’Send og indsaml svar’ klik på pilen udfor kun personer i min organisation kan svare og vælge 'Alle med linket kan svare’
    3. Klik på ’integrer’ knappen under den grå boks
    4. Klik på derefter på ’kopier’ knappen
       
    5. Gå til Infoglue og vælg fanebladet ’content’
    6. Åben artiklen, arrangementet eller nyheden formularen skal indsættes i.
    7. I værktøjslinjen under ’Fulltext’ klik på knappen ’Source’
    8. I tekst feltet, sættes markøren der hvor du ønsker formularen indsat, højre klik og klik på ’indsæt’.
      - for at tilpasse formularens visning således den ikke har en scrollbar til højre, skal du i den netop indsatte kode finde og ændre 'height' til den ønskede højre eks. 1500px, samt ændre 'max-height:100vh'  til max-height:100%
    9. Klik derefter på ’source’ knappen igen
    10. Klik på "Save" for at gemme den indsatte formular og husk at publicere ændringerne.

    Du har nu indsat en formular på din side.

  • +

    Opsætning af mail notifikation for forms

    Hvis du ønsker at der sendes en mail, enten til dig selv eller til udfylderen, når formularen udfyldes, så skal du gøre følgende. 

    1. Åben din oprettede gruppeformular i forms.office.com og kopier FormID nr. der findes i URLen – Det er alt der står efter #FormId= som kan ses illusteret på billedet nedenfor.
       
    2. Åbent nyt faneblad og gå til http://flow.microsoft.com og log på med din AAU mail.
       
    3. Vælg menupunkter ’mine flow’ (som vist nedenfor).

       
    4. Klik på 'Ny' og herefter ’Opret fra skabelon’ (som vist nedenfor).
    5. I søgefeltet (som vist nedenfor) skal du søge på ’forms’, tryk enter for at søge.
    6. Vælg ’Send en besked, når der modtages Microsoft Forms svar’.
       
    7. Nederst tryk på ’forsæt’ når der er grønneflueben ud for ’notifications’ og microsoft forms’.
       
    8. Det er en god idé at navngive dit nye flow, for at huske hvad flowet gør. Eksempelvis "Mail til mig ved svar på tilmelding til ..." eller "Mail til respondenten ved tilmelding til ...".
      Du kan ændre navnet på dit flow til højre for pilen tilbage, ved at klikke på navnet for dit flow.
      Navngivning af flow
       
    9. I boksen ’when a new reponse is submitted’ vælger du i listen ’indtast brugerdefineret værdi’.

       
    10. Indsæt FormID'et fra trin 1 i guiden.
       
    11. I boksen ’Get response details’ vælger du i listen ’indtast brugerdefineret værdi (som vist nedenfor).

       
    12. Indsæt ligeledes FormID'et fra trin 1 i guiden her
       
    13. Slet ’Send me a mobile nofication’ ved at klikke på de tre prikker til højre i boksen, vælg ’slet’ (som vist nedenfor).

       
    14. Tryk ’OK’ til at trinnet bliver fjernet
       
    15. Klik på ’Tilføj en handling’ (som vist nedenfor)

       
    16. Søg på ’V3' og vælg ’Send en e-mail meddelelse (V3) (eksempel)’ (som vist nedenfor)
    17.  Du skal nu vælge om respondenten eller i selv skal modtage en mail når et spørgeskema er udfyldt.

    Mail til jer selv

    Følg dette trin hvis du selv vil modtage en mail, når der er nyt svar på jeres spørgeskema.

    1. Indtast din/jeres mailadresse udfor ’Til’.
    2. Indtast et sigende emne ud for feltet 'Emne'.
    3. Skriv brødteksten i mailen som du selv finder det relevant.
    4. Herefter trykkes der 'Gem' nederst på siden. Du har nu oprettet en notifikation som sendes til dig selv, når der er nyt svar i forms.

    Husk at teste om notifikationen virker, følg næste vejledning 'Test din mail-meddelse' for at få hjælp til dette.

    Mail til respondenten

    Hvis du ønsker, at personen som har udfyldt formularen skal have en mail, så skal i sikre at der bliver spurgt efter deres mail i din formularen.

    1. Herefter kan i indhente svaret på dette spørgsmål, ved at vælge spørgsmålet over i 'Dynamisk indhold' til højre - Dette vindue popper først op, når du sætter din markør i 'Til'-feltet.
    2. Ud for ’Emne’ skrives titlen for formularen der modtages notifikation for.
    3. Ud for ’Mailens brødtekst' skal du udfylde hvad du ønsker der skal stå i mailen.
      Bemærk at man i højre side (under Dynamisk Indhold) kan vælge hvilke af formulares svar som skal vises i mailen.

      Når dynamisk indhold indsættes vises blot svaret som er afgivet ved et givent spørgsmål. Spørgsmålet der er afgivet svar på vises ikke, det anbefales derfor at udforme brødteksten som vist på nedenstående billede.

       
    4. Herefter trykkes der 'Gem' nederst på siden.
    5. Du har nu opsat mail notifikation for din formular. Du kan teste at opsætningen virker ved at udfylde den tilknyttede formular selv. 

    Tip: Hvis du ønsker både at sende en bekræftelsesmail til udfylderen af formularen samt modtage en mail selv, så kan du blot tilføje en ekstra handling som vist på billedet nedenfor. Herefter følges guiden igen fra trin 15.

  • +

    Test din mail-meddelelsen

    Det kan være nødvendigt at teste ens mail-meddelelse og rette til løbende. Dette gøres således:

    1. Tryk "Gem" øverst højre hjørne
    2. Tryk herefter "Test" (lige ved siden af "Gem" - se nedenstående billede)
    3. Markér "Jeg vil udføre udløser handlingen"
    4. Tryk "Test"
    5. Gå ind og udfyld formularen
    6. Gå tilbage til dit flow og tjek at alle handlinger udføres succesfuld

    Herefter skule du gerne have fået en mail-notifikation. Når du er tilfreds med udseendet og indholdet af mail-meddelelsen, skal du som afslutning redigere titlen på denne mail-notifikation. Dette gøres i øverst venstre hjørne, hvor du kan ændre titlen til eksempelvis: mail notifikation for [formular navn]. Se nedenstående billede.


  • +

    Hvordan sletter jeg svar i Forms

    Hvordan sletter jeg svar i Forms

    For at slette alle svar der er modtaget i Microsoft Forms, skal du navigere til formularen på forms.office.com. Dataen bliver gemt 2 steder, i et excel ark og inde på selve formularen, hvilket vil sige, at man skal slette svarene begge steder. Først skal du:

    1. Åbne formularen, hvor du gerne vil slette svarene
       
    2. Klikke på fanen "Svar"
       

    SLET SVARENE inde på selve formularen

    1. Tryk på de tre prikker i den grå firkant øverst (se billede)


       

    2. Tryk "Slet alle svar"

    SLET SVARENE I EXCEL-ARKET

    1. Åben excel-arket
       
    2. Marker alle rækkerne med svar ved at trykke og holde ned på tallet ud for den første række (formentlig række 2) og herefter trække musen ned til alle række er markeret.
       
    3. Højreklik på rækkerne og tryk "Slet rækker"

    Alle besvarelser er nu slettet.