It Services

Sikker mail

SIKKER MAIL PÅ AAU

 

Al mail, der sendes fra AAU, bliver automatisk sendt med kryptering under transporten (TLS) på det åbne internet.

Forsendelse af data, kan overordnet deles op i tre kategorier:

  1. Ukrypteret forsendelse
  2. Kryptering under transport
  3. Fuldt krypteret forsendelse / krypteret indhold
     

KATEGORI 1 - UKRYPTERET FORSENDELSE
Nogle få domæner understøtter ikke TLS, der kan derfor ikke sendes mails med TLS til disse domæner. Sendes der en mail til et domæne, der ikke understøtter TLS, får man inden for et døgn besked om, at mailen ikke kunne leveres.

Oplever du dette problem ved mailforsendelse til en fast eller større samarbejdspartner, bør du kontakte vores IT-Support, da der kan være tale om, at vi skal kontakte modtageren, da de sandsynligvis har fejl i deres konfiguration, som vi bør gøre dem opmærksom på.

For at fravælge brug af TLS tilføjes [unsecure] i emne-linjen af den mail, der ikke skal gøre brug af TLS. Vær opmærksom på, at dette kun må gøres, hvis mailen ikke indeholder fortrolige eller følsomme oplysninger. Det vil sige, at det kun er tilladt at sende ukrypteret til eksterne, når mailen indeholder data, der er klassificeret offentlig.

 

KATEGORI 2 – KRYPTERET UNDER FORSENDELSE
Alle mails, der sendes fra AAU til en ekstern modtager bliver automatisk sendt krypteret under transport (TLS)


HVAD MÅ SENDES SOM ALMINDELIG MAIL (TLS)?
Som udgangspunkt kan store dele af AAU´s mails sendes direkte til modtager fra din mail. Har man behov for at udveksle fortrolige eller følsomme data til en mailmodtager vedrørende mailmodtageren selv eller op til 5 andre personer, er denne forsendelsesmetode også tilladt.

Det anbefales, at kommunikation med og forsendelse af fortrolige og følsomme personoplysninger samt CPR-numre omkring modtager fremsendes til modtager via e-boks, hvor dette er muligt. Se vejledning her.

Til udenlandske statsborgere uden dansk CPR-nummer, vil forsendelse af fortrolige og følsomme personoplysninger kunne ske via mail til personens egen mailadresse. Eventuelt med kryptering af vedhæftede filer Se vejledning her.

Jævnfør Datatilsynet er kryptering ved transmission en passende sikkerhedsforanstaltning. Indeholder forsendelsen fortrolige eller følsomme data og personoplysninger om flere end 5 personer, skal man benytte kategori 3. Læs mere om klassifikation af data.

 

KATEGORI 3 - FULDT KRYPTERET FORSENDELSE / KRYPTERET INDHOLD
En fuldt krypteret forsendelse eller forsendelse med krypteret indhold ønskes i særlige tilfælde. Dette kan eksempelvis være, hvis man skal sende fortrolige eller følsomme data til en ekstern modtager omhandlende mere end 5 personer.

 

METODER TIL FULDT KRYPTERET FORSENDELSE
Til en fuldt krypteret forsendelse anbefaler vi, at man enten benytter e-boks via Workzone eller at kryptere vedhæftede filer.  Se vejledning her.

Har du ikke et medarbejder certifikat kan det bestilles ved at kontakte vores support.

  • +

    Hvordan sender jeg en sikker mail til udlandet?

    Du kan også sende sikker mail til en mailkonto i udlandet. Det kræver, at du skaffer det tilhørende certifikat fra den udenlandske mailkonto.

    Et certifikat på en udenlandsk mailkonto skaffes på følgende måde:

    Brugeren af den udenlandske mailkonto skal gå ind på

    https://service.nemid.nu/dk-en/support/search_for_certificate/

    og hente dit AAU-certifikat. Se figur nedenfor.

    Når den udenlandske bruger har hentet dit AAU-certifikat, skal vedkommende sende en krypteret mail til den sikker mail-postkasse, du ønsker at bruge til kommunikation med den udenlandske mailkonto.

    Så snart du modtager den krypterede mail i din sikker mail-postkasse, kan du begynde at kommunikere med den udenlandske bruger og vedkommendes sikker mail-konto.

  • +

    Svar på spørgsmål om korrekt måde at sende til AAU

    Eksterne afsendere er altid selv ansvarlige for at sikre, at de mails, som de sender til AAU, er krypteret på passende vis under afsendelsen. 

    Som udgangspunkt kan vi derfor ikke rådgive eksterne afsendere om valg af passende kryptering. 

     

    Sidst opdateret 01-06-2021 af nb@its.aau.dk