AAU logo

AAU It Services

sikker mail

Brug sikker mail på AAU

På AAU har vi valgt en løsning fra Timengo der hedder DPG (Digital Post Gateway) til at sende sikker mail (krypteret e-mail).

Med DPG kan AAU sende sikker- og digital post via den eksisterende e-post-løsning (Exchange/Office365).

Løsningen skal bruges i alle de tilfælde, hvor der sendes fortrolige og følsomme persondata til fysiske personer uden for AAU.

Du kan med andre ord fortsætte med at bruge din personlige AAU-mail til at sende alle kategorier af persondata, så længe du blot sender til en anden AAU-konto.

Data skal behandles i henhold til AAU's klassifikationsmodel, og er du i tvivl om, hvorvidt de data, du vil sende, kræver brug af sikker mail, kan du læse mere her.

  • +

    Hvordan bruger jeg sikker mail på AAU?

    For at kunne bruge din nye sikre mailkonto, skal den inkluderes i din personlige AAU-mail som en delt mailkonto.

    its.aau.dk/vejledninger/mail/delte-mailboxe-outlook finder du guide til opsætning af delt mailkonto for de mest brugte mail-klienter på AAU. Se i menuen til højre, hvis du ikke anvender Outlook som mail-klient.

    I det følgende vil alle eksempler være vist med Outlook som mail-klient, men der gælder de samme regler for alle mail-klienter på alle platforme (OS’er).

    Oplever du problemer med opsætningen af delt mailkonto, kan du kontakte ITS support.

  • +

    Hvordan sender jeg en sikker mail til udlandet?

    Du kan også sende sikker mail til en mailkonto i udlandet. Det kræver, at du skaffer det tilhørende certifikat fra den udenlandske mailkonto.

    Et certifikat på en udenlandsk mailkonto skaffes på følgende måde:

    Brugeren af den udenlandske mailkonto skal gå ind på

    https://service.nemid.nu/dk-en/support/search_for_certificate/

    og hente dit AAU-certifikat. Se figur nedenfor.

    Når den udenlandske bruger har hentet dit AAU-certifikat, skal vedkommende sende en krypteret mail til den sikker mail-postkasse, du ønsker at bruge til kommunikation med den udenlandske mailkonto.

    Så snart du modtager den krypterede mail i din sikker mail-postkasse, kan du begynde at kommunikere med den udenlandske bruger og vedkommendes sikker mail-konto.

  • +

    Hvordan sender jeg en sikker mail?

    Du kan sende sikker mail enten med eller uden certifikat. Her gennemgår vi begge metoder.

    Sikker mail til mailkonti med certifikat

    At sende en sikker mail er stort set det samme som at sende en almindelig mail.

    Den eneste forskel er, at du skal huske at bruge ”Fra-feltet” (”From” på engelsk), hvor du skal udfylde eller vælge navnet på den sikre postkasse, du skal bruge. Er du i tvivl om navnet på postkassen, kan du spørge din lokale sikker mail-administrator.

    Der skulle allerede være tildelt sikre mail-funktionspostkasser med lokale administratorer til de enkelte enheder på AAU. Har du efter de nye regler brug for at anvende en sikker mail-postkasse, så kontakt din lokale administrator for at få adgang til at anvende denne.

    Du åbner på normal vis en mail i din mail-klient. I ”Til-feltet” (To-feltet) skriver du mail-adressen på den sikre postkasse, du ønsker at sende til. I ”Fra-feltet” vælger du nu, at du gerne vil sende på vegne af jeres egen sikre postkasse (i dette tilfælde sikkermail@its.aau.dk vist ud for den røde pil).

    Til sidst trykker du ”Send” som normalt, når du har udfyldt mailen.

    Når din sikre mail er sendt succesfuldt, kommer der en kvittering i din sikre mail-funktionspostkasse, som ser ud som nedenstående:

    Bemærk, at der kan gå lidt tid inden den dukker op.

    Bemærk også, at det er muligt at sende til alle AAU-mail-konti, uden mailen bliver krypteret som vist nedenfor.

    Når man sender til en anden AAU-mailkonto fra en sikker mail-postkasse, får du ikke en kvittering som vist længere oppe.
     

    Sikker mail til mail-konti uden certifikat

    Hvis man kommer til at sende til en mailkonto, der ikke har et korrekt certifikat, vil der efter noget tid dukke en fejlbesked op i den sikre mail-indbakke.

    Fejlbeskeden fortæller, at der er forsøgt afsendelse af en mail til en adresse, der ikke har tilknyttet et certifikat, hvorfor mailen ikke er afsendt og derved ikke er kommet frem til modtageren.

    Mailen skal derfor sendes på anden vis.

    En fejlrapport for fejlet afsendelse til modtager uden certifikat ser ud som vist nedenfor.