It Services

calmoodle

CalMoodle er et planlægningsværktøj for studiesekretær til at oprette skemaer.

Er du ikke oprettet som skemalægger (såsom studerende og undervisere) anbefaler vi brugen af Moodles kalender i stedet for. Her kan du også eksportere dit skema til din private kalender.

  • +

    oversigt

    Det nye CalMoodle 2 (herefter CalMoodle) erstatter den hidtidige, gamle løsning og er nu en integreret del af Moodle. Du finder CalMoodle ved at klikke på linket ”CalMoodle” i navigationsmenuen til venstre:

    Bemærk: Brug gerne hjælpeteksterne ved at klikke på -ikonet ved de forskellige elementer.

    1. Topbjælken viser altid, hvad du arbejder på. Hvis der er angivet et skemanavn, er det det aktuelle skema, du arbejder på. Står der ”Kalender”, er der ikke valgt et skema endnu.
    2. Menupunkter til hhv. Skema og Filtre.
    3. Forskellige visninger af skema (semester, måned, uge, dag)
    4. Navigationsknapper frem og tilbage i visningen samt retur til aktuel dato
    5. Selve skemaet (her med visningen ”Uge (tid)”)

  • +

    oprettelse af nyt skema

    Oprettelse af nyt skema

    Oprettelsen af et skema indebærer 1) navngivning af skemaet og 2) tilføjelse af kurser og/eller Moodle-grupper. Klik først på menupunktet ”Skemaer”:

    Navngivning af skema

    Angiv et sigende navn under ”Skema navn” og klik på "Opret".

    Tilføjelse af kurser til skema

    Tilføj kurser ved at klikke på knappen ”Tilføj kurser”.

    Bemærk: Hvis du ønsker at tilknytte Moodle-grupper til skemaet, skal du afkrydse feltet ”Tilføj/Fjern kursets grupper til skemaet”, inden du tilføjer selve kurserne:

    Filtrer gennem kategorierne for at finde de relevante kurser (her ”Det Humanistiske Fakultet” > ”Institut for Kommunikation og Psykologi” > ”Efterår 2020”) og vælg kurset/kurserne nederst.

    Bemærk: Du kan også søge kurset frem ved at fritekstsøge på kursusnavn eller kursus-id (eks. ”E19-MPACT-COU-31604”). Klik på knappen ”Gem” nederst i vinduet, når du har tilknyttet de relevante kurser til skemaet:

     

    Gem skema

    Opret til sidst skemaet ved at klikke på knappen ”Opret” nederst på siden:

    Dit skema er nu oprettet.

    Bemærk: Navnet på dit nye skema figurerer nu i topbjælken på siden, så du altid ved, hvilket skema du arbejder på. Hvis der i stedet blot står ”Kalender”, så er der ikke valgt et skema. Du kan nu lukke/sammenfolde menupunktet ”Skemaer”:

    Du kan altid hente/indlæse dit skema igen ved at klikke på menupunktet ”Skemaer” og derefter vælge dit skema i feltet ”Vælg eget skema” (se evt: ”Hent og redigering af skema”)

  • +

    oprettelse af begivenhed

    Klik på skemavisningen på det tidspunkt du ønsker at oprette en begivenhed (her: Fredag d. 25.9 kl. 9:00):

    Det fører dig til en ny side, hvor du udfylder information om begivenheden. Bemærk: Minuttallet for starttidspunkt er fokuseret ved indlæsning af siden til hurtig redigering af tid til eks. 9:15:

    Udfyld med start- og sluttidspunkt, om det er en begivenhed, der skal gentages osv., som du kender det fra andre kalenderværktøjer.

     

     

    Tilføjelse af kursus og underviser til begivenhed

    Vælg først det relevante kursus (alternativt gruppe, hvis en eller flere grupper er tilknyttet skemaet), som begivenheden skal tilknyttes. Tilføj herefter underviser. Du kan søge underviseren frem ved at fritekstsøge på hhv. navn og email. Er der tale om en ekstern underviser, der ikke findes i Moodles database, kan vedkommende tilføjes i feltet ”Eksterne undervisere”:

    Bemærk: Hvis kurset vises med en rød markering (eks. ), så betyder det, at du er ved at oprette en begivenhed, der ligger uden for kursets ”vindue” – her ”E19”). Dette kan ikke lade sig gøre.

    Hvis underviseren vises med en gul markering (eks. ), så betyder det, at underviseren allerede er tilknyttet en begivenhed på det pågældende tidspunkt.

     

    Titel på begivenhed

    Moodle kræver, at begivenheden har en titel. Som standard er feltet udfyldt med ”Kursusgang”, men du kan omdøbe det, hvis det ønskes:

    Du kan desuden indtaste uddybende information i feltet ”Note”.

     

    Tilføjelse af lokale til begivenhed

    Du kan fremsøge AAUs lokaler i feltet ”Lokale”.

    Bemærk: Du kan søge på hhv. ”Rumnummer”, ”Adresse” og ”Kaldenavn” for adresse (her ”38”, ”Fibigerstræde 05” eller ”Fib5”). Vær desuden opmærksom på, at lokaletilknytningen ikke er koblet til Webbook (eller lignende) på nuværende tidspunkt.

    Er der tale om et eksternt lokale, der ikke findes i AAUs database, kan det tilføjes i feltet ”Eksterne lokaler”.

     

    Synliggørelse og autonummerering af begivenhed

    Du kan angive, om begivenheden skal synliggøres i Moodle allerede nu. Alternativt kan du vente og synliggøre samtlige begivenheder i skemaet senere.

    Hvis autonummerering er afkrydset, så indsættes et forløbende nummer på de oprettede begivenheder, eks. Kursusgang 1, Kursusgang 2 osv. Hvis autonummerering er afkrydset, kan du i øvrigt undlade at angive en titel på begivenheden. Titlen vil så blot blive ”1”, ”2” osv.

    Bemærk: Hvis du indsætter en begivenhed mellem eksisterende begivenheder, kan CalMoodle genberegne autonummereringen for hele rækken af begivenheder. Afkryds da feltet ”Genberegn autonummerering”.

     

    Afslut med at klikke på knappen ”Opret” for at gemme begivenheden. Nu er begivenheden at finde i dit skema:

  • +

    arbejde med begivenheder

    Redigering af begivenhed

    Du kan komme til redigeringssiden for begivenheden enten ved først at klikke på selve begivenheden og herefter klikke på knappen ”Rediger” eller ved at klikke på det lille blyant-ikon  i selve begivenheden:

    Tilpasning af begivenhed (tid, dato)

    Du kan flytte begivenheden til et andet tidspunkt eller en anden dato ved at klikke på begivenheden og trække den til det nye tidspunkt:

    Tilsvarende kan du udvide eller reducere begivenhedens tid ved at trække i rammen på  ikonet :

    Kopiering af begivenhed

    Du kan kopiere en begivenhed til andre tidspunkter eller datoer ved at klikke på begivenheden og derefter klikke på linket ”Kopier”:

    Her kan du angive begivenhedens nye tidspunkt. Bemærk: Du kan tilføje ekstra datoer og angive, hvorvidt den/de nye begivenhed(er) skal være en del af en kæde/række af gentagne begivenheder:

    Sletning af begivenhed

    Du sletter en begivenhed ved at klikke på begivenheden og herefter klikke på knappen ”Slet”:

     

  • +

    Synliggørelse af skema

    Når du har tilføjet de begivenheder til dit skema, du ønsker, skal de synliggøres i Moodles kalender for at de studerende kan se dem. Klik på menupunktet ”Skemaer” og klik herefter på knappen ”Synliggør”:

    Bemærk: Begivenhederne i skemaet står nu med sort skriftfarve, der indikerer, at begivenhederne er synliggjort:

    Offentligt skema

    Du kan gøre skemaet offentligt tilgængelig – dvs. at skemaet kan ses, uden at man er logget på Moodle (svarer til ”Offentlig link” i det gamle CalMoodle). Klik på menupunktet ”Skemaer”, afkryds knappen ”Offentlig” og klik på knappen ”Opdater” for at gemme skemaet:

    Hvis du herefter klikker på knappen ”Del og eksporter skema” finder du links til skemaet:

     

  • +

    send skema til undervisere før synliggørelse af kurserne

    Hvis du har brug for at sende linket til skemaet ud til f.eks. undervisere, før kurserne bliver offenliggjort i Moodle, skal du gøre skemaet synlig her:

    Samtidig skal du huske at offentliggør skemaet under ”Skemaindstillinger”.

    Herefter vil alle, der får linket, kunne se skemaet. Studerende vil dog stadig ikke kunne se kurserne i deres Moodlekalender, før de bliver offentliggjort i Moodle.

     
  • +

    Hent og redigering af skema

    Har du brug for at få vist eller redigere dit skema kan du altid finde det frem ved at klikke på linket ”CalMoodle” i navigationsmenuen til venstre, dernæst på menupunktet ”Skemaer” og finde dit skema i menuen under ”Hent skema”:

    Opdater herefter indstillingerne (tilføj eller fjern kurser, Moodle-grupper osv.) og klik på knappen ”Opdater” nederst, når du er færdig:

    Skjul skema

    Du kan vælge at skjule dit skema, så din liste af skemaer (feltet ”Vælg eget skema”) ikke bliver overfyldt. Hent først det relevante skema og afkryds så feltet ”skema skjult”. Gem derefter skemaet ved at klikke på knappen ”Opdater”:

    Nu figurerer skemaet ikke længere i din liste af skemaer (feltet ”Vælg eget skema”). Du kan dog stadig få det vist ved at afkrydse feltet ”Vis skjulte skemaer”:

    Skemaet kan nu igen findes i din liste af skemaer (feltet ”Vælg eget skema”). Bemærk: Skemaet er angivet med kursiv, der indikerer, at det er et skjult skema.

     

    Slet skema

    Kun skjulte skemaer kan slettes. Når du henter et skjult skema i din liste af skemaer (feltet ”Vælg eget skema”), kan du efterfølgende slette skemaet ved at klikke på knappen ”Slet” nederst. Bemærk: Dette kan ikke omgøres.

     

  • +

    Skemavisninger (semester, måned, uge, dag)

    Du kan få vist skemaet på forskellige måder ved at klikke på de skemavisningsknapperne øverst. Bemærk: Du kan udvide skemaet med hhv. weekender og resten af dagen ved at afkrydse felterne nederst til højre.

    Print af skema

    Du printer skemaet ved at bruge browserens indbyggede print-funktion. Klik på ”Ctrl”+”P” eller menuen i browseren > ”Udskriv”. Bemærk: Du kan tilføje/fjerne skjulte begivenheder i dit print ved at afkrydse feltet ”Vis skjulte begivenheder ved print” nederst til højre, inden du printer:

  • +

    Redigering af kollegas skema

    Det er muligt at fremsøge en kollegas skema og tilpasse det (eksempelvis ved sygdom el. lign.). Klik på menupunktet ”Skemaer” og søg herefter skemaet frem i feltet ”Søg blandt alle skemaer”. Bemærk: Du kan søge på hhv. kollegas navn, email og navn på skema:

    Du kan nu tilføje/slette/tilpasse begivenheder i skemaet. Du kan dog ikke tilpasse skema, tilføje kurser etc. uden at overtage ejerskabet for skemaet – se mere nedenfor.

     

    Overtag ejerskab af kollegas skema

    Hvis du har behov for at tilpasse selve skemaet, skal du overtage ejerskabet ved at klikke på knappen ”Overtag Ejerskab” nederst:

    Herefter kan du tilpasse skemaet, og det fremgår nu også i din liste under ”Vælg eget skema”.

  • +

    dobbeltbookinger

    CalMoodle tjekker, om du dobbeltbooker hhv. lokale og/eller underviser. I nedenstående eksempel flyttes en begivenhed til at ligge fredag 11:30 til 12:30, hvor der allerede ligger en kursusgang fra 09:00 til 12:00.

    Fordi den samme underviser er tilknyttet begge begivenheder, kommer CalMoodle med en advarsel:

    Hvis dobbeltbookingen er korrekt, kan du fortsætte ved at afkrydse feltet ”Aftale: der er aftalt dobbeltbookning med de involverede parter” og klikke på knappen ”OK”.

    Bemærk: CalMoodle fortæller dig, hvad ”konflikten” består i; at det er underviseren ”Test User”, det drejer sig om. Tilsvarende med lokale.

    Hvis dobbeltbookingen ikke er aftalt – og der måske i stedet er sket en fejl – så kan du finde oplysninger på, hvem der har oprettet begivenheden, der resulterer i meddelelsen om dobbeltbooking, ved at klikke på begivenhedens titel i meddelelsen:

    Tilsvarende hvis du flytter en begivenhed ved skemavisning:

     

    Klikker man på begivenhedens titel, kan man således se, hvem der har oprettet og sidst redigeret den pågældende begivenhed:

     

  • +

    filtre

    Du kan bruge CalMoodles nye filtre til at få vist skemaet kun med specifikke undervisere eller lokaler på. Klik på menupunktet ”Filtre” og filtrer på hhv. underviser eller lokale:

    Nu viser skemaet kun de begivenheder, hvor det valgte lokale (her ”001 (Seminar 80), Fibigerstræde 04 (Fib4)”) er tilknyttet (tilsvarende med underviser):

     

  • +

    Se dit personlige skema (kun for undervisere)

    Under menupunktet ”Filtre” kan en underviser få vist sit personlige skema. Som udgangspunkt ser underviseren de kurser i kalenderen, som vedkommende er tilmeldt i Moodle (dvs. med rollen ”Teacher” i kursusrummet). Ved at afkrydse feltet ”Vis kun begivenheder jeg er tilknyttet som underviser”, får vedkommende kun set de begivenheder, hvor han/hun samtidigt er tilknyttet som underviser i CalMoodle.

     

    Bemærk: Underviseren skal være tilmeldt kursusrummene i Moodle med rollen ”Teacher” for at se begivenhederne for de pågældende kurser i kalenderen.

    Klikker man som underviser på knappen ”Vis iCal URL”, får man vist et personligt link til ens skema; dvs. det skema der kun viser de begivenheder, man samtidigt er tilknyttet som underviser i CalMoodle. Linket kan indsættes i ens normale kalender (eksempelvis Outlook, Google Calendar etc.). Ændringer i CalMoodle vil automatisk blive synkroniseret. Hvornår synkroniseringen sker afhænger af det valgte værktøj; ikke af hverken Moodle eller CalMoodle. Bemærk: Man skal afkrydse feltet ”Vis kun begivenheder jeg er tilknyttet som underviser”, før knappen bliver aktiv.

    Windows

    I Outlook klikker du på “Hjem”-fanen øverst. Klik hernæst på ”Åbn kalender” > ”Fra internettet”. Så kopierer du dit personlige link ind og klikker på ”Ok”.
     

    Mac

    Du kan ikke tilføje en kalender fra internettet via outlook programmet på Mac, men du må logge ind på mail.aau.dk for at gøre det. Når du er logget derind, så skal du:

    1. Vælge kalenderdelen (oppe i firkanten til venstre)
    2. Klik på "Tilføj kalender" øverst i menulinien og valg "Fra internettet".
    3. Indsæt Ical linket.
    4. VIGTIG: Giv kalenderen et navn.
    5. Klik på "Gem".

    Når den er indlæst her vil du også kunne se den i dit outlook program.

  • +

    Personalized schedule (only for teachers)

    Start by clicking “CalMoodle” in the navigational menu to the left. If you don’t see the menu, open it by clicking the three lines icon in the upper left corner.

    Under ”Filters” you can as a teacher view your personalized schedule. Default viewing is the courses, in which you are enrolled. By checking the “Only show events I am on as teacher” checkbox, you will see events in courses where you are 1) enrolled in the course in Moodle AND 2) have been assigned as teacher in CalMoodle. This represents your personalized schedule showing only the events, you are supposed to teach.

    Note: You need to be enrolled in the courses in Moodle in order to see them in the CalMoodle calendar.

    If you click the “Show iCal URL” button, you will get a personalized link to your schedule. The link can be inserted in your normal/everyday calendar (e.g. Outlook, Google Calendar etc.). Changes made in CalMoodle will automatically be synchronized. When the synchronization will occur is down to your particular calendar – not to either Moodle or CalMoodle. Please note: In order to make the “Show iCal URL” button active, you will need to click the “Only show events I am on as teacher” checkbox.

    In Outlook, click the “Home” tab, then “Open Calendar” > “From Internet”. Then paste your personalized link into the input field and click “Ok”.

Vejledninger til