Bestilling af support

Ønskes support fra ITS til et Ph.D. forsvar, skal der oprettes en sag ved ITS mindst en uge før forsvaret (gerne
tidligere). Dette gøres ved at sende en mail til support@its.aau.dk. I mail'en oplyses:

• Valg af platform - AAU ZOOM, eller MS Teams. Ønsker man hjælp til valg, så angiv dette. Du kan se en sammenligning af de to plarforme her.
• Dato og tidspunkt for test - ITS supporter skal have deltaget i test, hvis vi skal deltage i selve Ph.D.-
  forsvaret (medmindre andet er aftalt). Se hvad der vil/bør blive gennemgået i test her nedenfor.
  BEMÆRK: Det anbefales at test IKKE ligger på samme dato som selve forsvaret, således der er tid til at
  udbedre/løse eventuelle problemer der dukker op under testen.
• Dato og tidspunkt for forsvaret .
• Lokale, såfremt der er tale om et Hybrid Ph.D. forsvar (HUSK Bookning af lokale både til test og forsvar).
• Navn og e-mails på deltagerne og hvilke roller de har (ph.d.-studerende, bedømmer, vejleder,
  ordstyrer/moderator).
• Navn og e-mail på økonomiansvarlig der skal modtage intern faktura, såfremt der bestilles support
  udenfor normal åbningstid og/eller fysisk tilstedeværelse.

Du bliver hurtigst muligt efter sagsoprettelse kontaktet af en person fra ITS, som vil fortælle hvem der bliver
support på forsvaret. Supporteren skal modtage outlook-invitation til onlinemøderne der oprettes til test og
forsvar.

Test

Ved test vil/skal vi sikre at:

• Alle kan forbinde sig til online mødet
• Alle kan ses og høres i acceptabel lyd-/billedkvalitet
• Alle (som forventer at have behov for det under forsvaret) kan dele skærm/content. Skal der være lyd på
  skærmdeling (video) skal dette også testes.
• Spørgsmål til teknik besvares, så alle er trygge ved teknikken i forbindelse med afvikling af forsvaret.

Ofte afklares/planlægges hvorvidt bedømmelsesudvalg har behov for et formøde umiddelbart inden forsvaret.
Dette kan på dagen for forsvaret klares i et break-out rum, eller i et separat online møde.
En sådan test er typisk overstået på 5-15 minutter, såfremt der ingen problemer er. De der hurtigt kan få
bekræftet at de ingen problemer eller spørgsmål har, kan hurtigt koble af igen, og har således hurtigt testen
overstået. Med en god test minimeres behov for support under forsvaret.

Forsvar

Vi sikrer at mødet startes korrekt.

Under forsvaret står arrangerende sekretær for løbende at varetage låsning/oplåsning for deltageres muligheder
for unmute m.v. Alternativt beder man deltagere om at mute og slukke kamera og stoler på at det bliver overholdt.

Under forsvaret ydes kun support til primære deltagere (ph.d.-studerende, bedømmere, vejleder og ordstyrer).
Der ydes IKKE support til tilskuerne. Der henvises blot til at de ved problemer med lyd/billede opfordres til at logge af mødet og starte op igen. Det løser ofte eventuelle problemer.