Har du behov for at holde online ph.d.-forsvar kan du anvende MS Teams eller AAU Zoom.
Du kan se sammenligning af de to platforme her.
Oprettelse af et online ph.d.-forsvar:
- Sekretæren ved instituttet sender en mødeinvitation til alle deltagerne mindst 2 dage før forsvaret, hvor der vil være mulighed for at lave et testopkald inden for normal arbejdstid og få hjælp ved evt. problemer.
- Tilhørere til forsvaret sender en mail til sekretæren, som sender en invitation. Dette fremgår af annonceringen af forsvaret.
- Sekretæren ved instituttet opretter et møde til formødet.
- Sekretæren ved instituttet opretter et møde til ph.d.-forsvaret og sender en invitation til samtlige
deltager. Samme mødeindkaldelse kan anvendes til test. - Inden forsvaret starter oprettes et Breakout room (privat rum) i mødet. Breakout room (privat rummet) er beregnet til at placere bedømmelsesudvalg i ved votering.
Ting du skal være opmærksom på ved et Hybrid Ph.D. forsvar
Et hybrid forsvar er i store træk som et 100% online forsvar. Men der er yderligere ting man skal være opmærksom på, da der er fysiske lokaler indblandet, samt muligvis personer med roller i disse lokaler.
VIGTIGT: Det er den klare anbefaling, at benyttede lokaler har videokonference. Et fjernundervisningslokale er at foretrække, men et mødelokale med videokonference går også an.
AAU lokale med videokonference:
Først og fremmet skal videokonferencen ringe op til det virtuelle møde:
- I Teams ringes op fra touchpanel i lokalet, via manual dial, til mødeid (aflæses i Outlook
kalenderaftalen). - I AAU Zoom ringes op fra touchpanel i lokalet, via adressekartotek, til AAU ZOOM. Dernæst indtastes MødeID+Password vha. touchpanel. BEMÆRK: Log altid på et ZOOM møde fra en computer FØR der logges på fra en videokonference.
Vejledning til opstart af et forsvar fra et videokonferenceanlæg
Lokale uden videokonference, med computer + internt kamera eller USB-webkamera (evt. Poly Studio)
Der logges på det virtuelle møde fra den computer der er koblet på webkameraet.
Tænkte scenarier
Det er af afgørende betydning hvilke roller der er placeret hhv. online og i det fysiske lokale. Det handler om at kameraplacering er væsentlig, og placering af mikrofon.
A - AAU Undervisningslokale/Auditorie med Videokonference
- Forsvaret foregår fra tavlen, og online deltagere kan ses på skærme/projektion på bagvæg. Således foregår dialog bedst.
- ALLE der skal høres i lokalet, benytter mikrofonen i lokalet – typisk loftmikrofoner. I auditorier er der trådløse headsets, og håndholdte mikrofoner, samt evt. Catchbox mikrofoner (mikrofon der kan kastes ud til deltagere)
- Findes deltagere, moderator og/eller opponent(er) i lokalet, skal der tages stilling til hvordan de skal vises med kamera. Der er kun eet aktivt kamera i lokalet tilknyttet videokonferencen, og det er ikke hensigtsmæssigt, at flytte fokusområde undervejs. Det bedste er derfor, at de personer med roller der er i lokalet (ud over Ph.D) bevæger sig ind i kameraets fokusområde når de taler. Et (dårligere) alternativ er at logge på mødet fra en computer, og tænde kameraet – BEMÆRK: sluk computer-mikrofon og benyt mikrofon i lokalet, samt sluk højtalere. Speaker-view (automatisk visning af den der taler) vil ikke virke.
B - AAU Mødelokale med Videokonference
- Da der kun er én skærm i et mødelokale er det hensigtsmæssigt at dreje kamera til en placering, hvor forsvaret kan foregå fra mens man taler mod skærmen, hvor online deltagere ses. Derved vil man automatisk kikke mod kameraet, som altid sidder i umiddelbar nærhed af skærmen, når man
taler til dem der er online.
BEMÆRK: Under skærm-præsentation, kan man ikke se online deltagere. - ALLE der skal høres i lokalet, benytter mikrofonen i lokalet – typisk loftmikrofoner eller bordmikrofon (”skildpadde”).
- Som A-3
C - Andet lokale uden videokonference – Computer med kamera eller tilkoblet USB-kamera (eksempelvis Poly Studio) – bør kun vælges som nødløsning.
- Forsvar foregår bag egen computerskærm, og onlinedeltagere ses på egen skærm. Lyd kanaliseres til højtalere i rummet, så tilskuere kan lytte med.
- Alle i lokalet, der skal høres må bevæge sig hen til den computer der er koblet på højtalere i rummet, og benytte den mikrofon der er tilknyttet computeren (evt. en ekstern mikrofon i Poly Studio).
VIGTIGT: Præcis hvor kameraet skal pege hen, justering af kameraets zoom, og hvordan personer i lokalet
skal ses/høres er noget der SKAL overvejes/planlægges i test forud for forsvaret.
VIGTIGT: Højtalere, og mikrofon SKAL være slukkede hos de personer i lokalet der er logget på via egen
computer. Ellers kommer der feedback/hylen i højtalerne og/eller ekko. Og skal de tale, er det via mikrofon i lokalet (typisk en loftsmikrofon - i auditorier er det trådløse mikrofoner).
VIGTIGT: I videokonferencelokaler skal Picture in Picture skal være ON (gøres på touchpanelet) så man kan se fysisk placering i forhold til kameraet.