Møder og eksamen

• Op til 1000 deltagere

  
  Bruges der standardudstyr kan ITS yde support.  
  Ved standardudstyr forstås: 

  • MS Teams eller AAU Zoom
  • AAU PC eller AAU MAC 
  • Polycom studio. Et avanceret webcam med mulighed for lydstyret fokus på oplægsholderen 
  • Standard AV-udstyr i undervisningslokaler 
  • Standard AV- og VK-udstyr i lokaler med videokonference 

  Support bestilles ved at skrive til support@its.aau.dk. 

  Ønskes der andet udstyr end vores standardudstyr skal der indhentes tilbud fra en ekstern leverandør, hvor den eksterne leverandør også skal yde support til arrangementet.  
  Skriv til support@its.aau.dk  for at få et tilbud. 

  Ved bestilling af support eller et tilbud skal du oplyse: 

  • Sted, dato og lokation 
  • Forventet antal deltagere online 
  • Om du ønsker at bruge MS Teams eller AAU Zoom 
• Mere end 1000 deltagere
  
  Ved mere end 1000 deltagere skal der indhentes tilbud fra ekstern leverandør, hvor den eksterne leverandør også skal yde support til arrangementet.  
  Skriv til support@its.aau.dk for at få et tilbud. 

  
  Ved bestilling af et tilbud skal du oplyse: 

  • Sted, dato og lokation 
  • Antal oplægsholdere i forhold til antal mikrofoner 
  • Forventet antal deltagere online 
  • Er der behov for chat? 
• Livestreaming, hvor normale platforme som AAU Zoom eller MS Teams har sine begrænsninger
   

  Hvis man ønsker et arrangement med livestreaming, hvor normale platforme som AAU Zoom eller MS Teams har sine begrænsninger, tilbyder ITS at hjælpe med en løsning. Dette kan være til et arrangement eller et stort medarbejdermøde, hvor man ønsker at have tilhørere, som sidder på distancen. 

  En livestreaming er en løsning, hvor et eksternt firma stiller udstyr som kameraer, lydudstyr og pc´er til præsentationer op. Der er også eksterne teknikere på dagen til afvikling. 

  PC-signalet kan både vises på streamingen og i lokalet. Det sendes ud på internettet, hvor indholdet kan ses via en hjemmeside, som man på forhånd har fået sendt et link til. 

  Det er en envejsløsning, så man har ikke mulighed for at kunne være aktiv i mødet som deltager. Men man kan naturligvis godt have en oplægsholder med online, som så bliver vist via livestreamingen. Der er mulighed for at vælge en chatfunktion. 

  Prisen for et arrangement kan være meget individuel, da det kan afhænge af tidsforbrug af eksterne teknikere samt mængden af tilhørere. Et 4 timers arrangement med 1000 deltagere vil typisk koste 35-40.000,- ex moms. (2022 prisniveau) 

  Denne løsning vil oftest betyde, at det er nødvendigt at booke lokalet dagen i forvejen til opstilling og test. 

  Skriv til support@its.aau.dk for at få et tilbud 

  Ved bestilling af et tilbud skal du oplyse: 

  • Sted, dato og lokation 
  • Antal oplægsholdere i forhold til antal mikrofoner 
  • Forventet antal deltagere online 
  • Er der behov for chat? 

Hvad kan en Gæst i et AAU Zoom møde 

I et AAU Zoom møde får en gæst en status som “Guest”. 

Bemærk, at en AAU-bruger kan få en status som “Guest”, hvis brugeren ikke et logget korrekt ind i zoom app´en. 
Login på zoom app og på AAU ZOOM portal     

En gæst har ikke adgang til AAU Zoom-portalen, ”https://aaudk.zoom.us”. 

En gæst kan: 

• invitere til et Zoom-møde, dog uden en AAU Zoom-host status. 
• vælges som Host af den oprindelige Host. 
• vælges som Co-host af den oprindelige Host 
• invitere andre deltagere under et møde, hvis host har aktiveret funktionen inden mødet. 
• bruge chat, video, fildeling, hvis host har aktiveret funktionen inden mødet. 

En gæst kan ikke: 

• vælges som en ”Alternative host”. 
• starte et AAU Zoom møde oprettet af Host. 

Ovenstående er afprøvet men hold dig orienteret her: 
Roles in a meeting – Zoom Help Center 
Der sker ofte nyt indenfor roller i Zoom.  

Hvad kan EN gæst i MS Teams 

EN Gæst som er inviteret til et MS Teams møde oprettet i Outlook eller kalenderen i MS Teams appen 

• Det er kun ansatte og studerende ved Aalborg Universitet, der kan indkalde til et møde i Outlook eller MS Teams appen. 
• Her kan en gæst have samme rettigheder som andre deltagere i mødet.
  Det bestemmer mødearrangøren under mødeindstillinger. 
• En gæst kan ikke være mødearrangør i et møde indkaldt fra Outlook eller MS Teams kalenderen 

En Gæst som er inviteret ind i et team i MS Teams på Aalborg Universitet 

EN gæst SKAL have sat 2 faktor godkendelse op (mfa) for at deltage i et team på Aalborg Universitet. 
Klik her for vejledning til 2 faktor godkendelse som gæst (alle der ikke har en aau e-mail konti) 

Hvad kan en gæst i et team? 

• Opret en kanal 
• Deltag i en privat kanal 
• Deltag i en kanalsamtale 
• Del en kanalfil 
• Slet eller rediger egne sendte meddelelser 
• Kan starte et møde i en kanal 
• Kan være mødearrangør i et møde i en kanal, hvis gæst starter mødet først. 
• Kan oprette private rum i et møde i en kanal, hvis gæst starter mødet først. 

Hvad kan en gæst IKKE i et team?  

• Kan ikke være medlem eller ejer af et team. 
• Tilføj eller fjern medlemmer og gæster 
• Rediger eller slet et team 
• Angiv teamtilladelser for kanaler, faner og forbindelser 
• Skift teambillede 

Microsoft Teams hjælp og læring 

Kilde: Funktioner for teamejere, -medlemmer og -gæster i Teams   

På denne side finder du hjælp til møder, der enten foregår fra et AAU mødelokale med videokonference og/eller via Skype for Business, MS Teams eller AAU ZOOM.

Du kan se sammenligning af Skype for Business, MS Teams og AAU ZOOM her. 

Hvis du har spørgsmål eller forbedringsforslag, er du altid velkommen til at kontakte ITS Support.

MS Teams

• Sådan tilføjer du en fællespostkasse til at oprette møder i MS Teams
• Opret et MS Teams møde i Outlook
• Opret et møde i appen Kalender i MS Teams
• Deltag i et MS Teams møde fra Outlook
• Opstart et MS Teams møde fra et videokonferenceanlæg
• Deltag i et møde uden en Teams-konto (ekstern link)
• Private rum (Breakout room) i MS Teams (ekstern link)
• Optagelse af teams-møder
• Opret en afstemning i et MS Teams møde
• Hvis du ikke kan dele indhold fra macOS
• Webinar med tilmelding

Videokonferenceanlæg

• Opstart af et møde i et mødelokale på AAU
• Barco clickshare i mødelokale

AAU ZOOM

• Kom-godt-i-gang og opsætning af AAU ZOOM
• Login på zoom app og på AAU ZOOM portal
• Anbefalede settings for AAU ZOOM
• Opret et AAU ZOOM møde i outlook
• Et AAU Zoom møde som et webinar
• Opstart et AAU ZOOM møde fra et videokonferenceanlæg
• Opret et breakout room i AAU ZOOM
• Skærmdeling
• Opret forud tildelte breakout (kun for AAU brugere)
• Opret en meningsmåling i AAU ZOOM
• Opret et møde på vegne af andre (kun for AAU brugere)
• Waiting Room
• Hvis du ikke kan dele indhold fra macOS

Skype for Business

• Opstart et Skype for Business møde fra et videokonferenceanlæg
• Deltag i møde/undervisning fra Skype for Business - også som ekstern deltager
   
• Windows
  • Opret et Skype for Business møde via Outlook til Windows
  • Deltag i møde/eksamen fra Skype for Business, hvis du har en Skype for Business-konto - Windows
  • Deltag via Skype for business, hvis du ikke har en Skype for Business konto - Windows
• macOS
  • Opret et Skype for Business-møde via Outlook til macOS
  • Deltag i møde/eksamen fra Skype for Business, hvis du har en Skype for Business-konto - macOS
  • Deltag via Skype for business, hvis du ikke har en Skype for Business konto - macOS

Har du behov for at holde en online eksamen, kan du anvende MS Teams eller AAU ZOOM. Du kan se sammenligning af de to værktøjer her.
 

• Guides til at afholde en online eksamen via MS TEAMS
   
• Guides til at afholde en online eksamen via AAU ZOOM

På denne side finder du hjælp til online undervisning, der enten foregår fra et AAU videokonferencelokale og/eller via Skype for Business, MS Teams eller AAU ZOOM.

Du kan se sammenligning af Skype for Business, MS Teams og AAU ZOOM her. 

Hvis du har spørgsmål eller forbedringsforslag, er du altid velkommen til at kontakte ITS Support.

MS Teams

• Opret et MS Teams møde i Outlook til online undervisning 
• Deltag i et MS Teams møde fra Outlook
• Opret et møde i appen Kalender i MS Teams
• Deltag i et møde uden en Teams-konto (ekstern link)
• Opstart et MS Teams møde fra et videokonferenceanlæg
• Private rum (Breakout room) i MS Teams
• Opret en teamkode til at deltage direkte i et team (kun AAU ansatte og studerende)
• Brug en teamkode til at deltage i et team (kun AAU ansatte og studerende)
• Opret og administrer private rum under klassemøder (ekstern link)
• Opret en afstemning i et MS Teams møde
• Optagelse af teams-møder

• Hvis du ikke kan dele indhold fra macOS

Videokonferenceanlæg

• Opstart af online undervisning i et videokonferencelokale

AAU ZOOM

• Opret et AAU ZOOM møde til online undervisning
• Opstart et AAU ZOOM møde fra et videokonferenceanlæg
• Hvis du ikke kan dele indhold fra macOS

Skype for Business

• Opstart et Skype for Business møde fra et videokonference anlæg til online undervisning
• Deltag i møde/undervisning fra Skype for Business - også som ekstern deltager
   
• Windows
  • Opret et Skype for Business møde via Outlook til Windows
  • Deltag i møde/eksamen fra Skype for Business, hvis du har en Skype for Business-konto - Windows
  • Deltag via Skype for business, hvis du ikke har en Skype for Business konto - Windows
• macOS
  • Opret et Skype for Business-møde via Outlook til macOS
  • Deltag i møde/eksamen fra Skype for Business, hvis du har en Skype for Business-konto - macOS
  • Deltag via Skype for business, hvis du ikke har en Skype for Business konto - macOS

Har du behov for at holde et 100% online eller Hybrid Ph.D. forsvar, kan du anvende MS Teams eller AAU ZOOM. Du kan se sammenligning af de to værktøjer her. 

Vi kalder det et 100% online Ph.D. forsvar når:

• Alle deltagere er med online fra egen computer.
• Ingen primære deltagere er placeret i samme lokale.

Vi kalder det et Hybrid Ph.D. forsvar, når:

• Forsvaret foregår i AAU-lokale og der er opkobling til online møde (AAU ZOOM, eller MS Teams)
• Deltagere, primære deltagere (dog ikke forsvarende Ph.D. stud) såvel som "tilskuere", kan være til stede i lokalet ELLER være med online

Det hybride setup er lidt mere komplekst at afvikle fremfor 100% online setup. Dette skyldes at flere deltagere i eet lokale skal dele kamera, mikrofon(er), og lyd, samt typisk "ringe op" til online mødet fra et videokonference setup. Se mere herom i procecurebeskrivelse nedenfor.

Servicebeskrivelse

• IT Support tilbyder at supportere den person, som er ansvarlig for den tekniske gennemførsel af Ph.d. forsvar.
• Vi hjælper den ansvarlige med rådgivning ved valg at teknisk set-up, test af teknisk set-up sammen med deltagere og deltage i selve forsvaret som vejleder og tryghed for den ansvarlige sekretær indtil personen har opnået erfaring til selv at stå for gennemførsel. ITS kan ikke garantere, at vi kan stille ressource til rådighed på det konkrete tidspunkt. IT Support tilbyder ikke at overtage opgaven for den ansvarlige sekretær.
• Derudover tilbyder ITS gratis minikurser og guides til selvhjælp. Vi anbefaler, at ansvarlige for Ph.d. forsvar booker minikursus via support@its.aau.dk

Betalingsmodel pr. 1.8.2021

• Gratis
  Rådgivning, test og hjælp til opstart indenfor åbningstid kl. 8-15.30 man-torsdag og fredag kl. 8-15
• Betalbart
  Supportere sekretæren under selve forsvaret. En it-supporter deltager fysisk eller online.
  Test og hjælp til opstart udenfor åbningstid
• Pris
  indenfor åbningstid – 400 kr. pr. time pr. it-supporter
  Pris udenfor åbningstid – 800 kr. pr. time pr. it-supporter
  Minimum betaling for 3 timer pr. it-supporter, hvis udenfor åbningstid

Procedurer

• Procedure til bestilling af support fra ITS til Ph.D. forsvar 
• Procedure til Online-/Hybrid Ph.D. forsvar

• Du kan se sammenligning af MS Teams og AAU ZOOM her. 

Før mødet som mødeleder 

• Platform - Vælg den platform du er tryg ved: MS Teams eller AAU Zoom. 
• Varighed - Planlæg ikke møder over 1 time, hvis det er muligt. Længere møder kræver planlagte pauser. 
• Referat - Hvem sørger for referat? 
• Præsentation (PowerPoint el.lign.) - Test din præsentation inden mødet.  Især vigtig, hvis der er lyd eller video i din præsentation. 
• Udpeg en deltager til at holde øje med chatten. 
• Brug headset for bedste lyd - Test at det virker inden mødet. Gerne et par dage før så du har mulighed for at udskiftet det. 
• Kamera – Test om højden på kameraet passer så det er i øjenhøjde. Undgå at kigge op eller ned til kameraet. Undgå baglys der gør dig til en mørk silhuet. Vigtigt dit ansigt er tydeligt. 
• Skal/må mødet optages - Må det optages i henhold til GDPR og datasikkerhed. 
• Sæt mødet op så deltagerne er muted, når de logger på. 

Under mødet som mødeleder 

• Vær den første – Som mødeleder skal du være den første, der logger på mødet. 
• Vær forberedt – Sørg for at din præsentation og dit materiale klar. 
• Byd velkommen – Sig hej med navn til deltagerne efterhånden som de logger på. 
• Begynd til tiden - Gå i gang med mødet til tiden af respekt for de øvrige deltageres tid. Vent højest 2-3 minutter på de forsinkede. 
• Indled med spilleregler for mødet - Aftal hvordan man får ordet: håndsoprækning, x i chatten el.lign. Undgå at snakke i munden på hinanden
• Agenda - Indvi deltagerne i, hvad rammer og agenda for mødet er, så I har samme udgangspunkt. 
   

Under mødet som deltager 

• Log på i god tid – Det giver dig tid til at teste dit udstyr inden mødet starter. 
• Følg mødelederens retningslinjer - Hvordan du får ordet, mute når du ikke har ordet og kamera tændt, hvis mødeleder gerne vil have det. 
• Deltag med dit rigtige navn. 
• Husk at tag din hånd ned, når du har haft ordet 
• Brug headset – Giver en bedre lyd. 
• Tjek din kameravinkel. Det er bedst i øjenhøjde 
• Sig dit navn, når du tager ordet 
• Fat dig i korthed. Kom til pointen hurtigst muligt. 
• Afbryd ikke de øvrige deltagere. Vent til du får ordet af mødelederen. 

På nedenstående links finder du en monitoreringshjemmeside, der dækker undervisnings-, videokonference- og mødelokaler med AV udstyr.

​Et lokale kan have 1 af 3 typer status:

No faults detected. (Alt overvåget udstyr er ok)

Network connection has been lost. AV facilities in this room may be limited due to autodetected system fault. (En eller flere enheder kan ikke kontaktes på netværket, men det er sandsynligt at systemet fungerer normalt)

This room is offline and the AV facilities cannot be used. (System er offline og kan ikke benyttes)

• Oversigt over undervisnings-, videokonference- og mødelokaler med AV udstyr. (Hvis du ikke er på AAU's netværk skal du logge på VPN for at kunne se siden)
   

• Beskrivelse og booking af lokaler