AAU logo

AAU Zoom

Zoom er en videokonferencetjeneste

AAU Zoom anbefales især til:

  • synkrone online sessions, hvor der er store hold og behov for breakouts til gruppearbejde/workshop
  • studerende, der selv initierer videoopkald og planlægger videomøder med AAU-eksterne deltagere.

Studerende, ansatte og eksterne har samme vilkår.

Studerende kan selv indkalde til møder, hvilket også er en mulighed i Teams, men ikke i Skype for Business.

For hurtig at komme i gang, kan du finde en Getting Started Guide direkte hos ZOOM.

Du kan sammenligne Skype for Business, Teams og AAU ZOOM her

 

vejledninger for AAU Zoom

  • +

    Kom-godt-i-gang og opsætning af AAU Zoom

    Installation på AAU-pc og AAU-mac 

    • Åbn Software Center på din AAU-computer, find Zoom og start installation.
       

    Installation på andre Windows- og Mac-computere


    Installation på Tablets og Smartphones 

    • Find Zoom Client for Meetings her.
      Angiv domænet som aaudk.
      Vær opmærksom på, at du under installation på Android vil se en omfattende side vedr. fortrolighed, før du kan klikke installer. 

    Installation på Linux 

     

    Login  

    • Ved Sign In skal du klikke på SSO og derefter på Continue. Dernæst skal du logge ind med dit AAU-brugernavn med tilhørende password.
       
    • Hvis du tidligere har benyttet en anden instans af Zoom med din AAU-mailadresse, vil du ved login blive spurgt, om du vil sammenlægge de to konti. Hvis du havde oprettet den anden konto med henblik på brug i forbindelse med dit arbejde eller studie på AAU, da skal du vælge at sammenlægge de to konti. Var kontoen derimod oprettet til andre formål, da bør du ændre mailadressen tilknyttet din tidligere konto, så du fortsat kan bruge den tidligere konto til det formål, du havde oprettet den til. Klik på “View detail and choose”. 
       

    Indstillinger og roller  

    Som vært/host på et møde kan du tildele roller og give tilladelser til de øvrige deltagere samt oprette breakout-rooms. Se vejledningen her.

     

  • +

    Sikkerhed på AAU Zoom

    For at bruge AAU Zoom på en sikker måde (for at sikre, at du beskytter følsomme og fortrolige informationer på passende vis) skal du være opmærksom på følgende:

    1. Brug kun Aalborg Universitets instans af AAU Zoom med login via Aalborg Universitets Single Sign-On løsning (WAYF). Instansen er tilgængelig på aaudk.zoom.us.
    2. Hvis du selv har installeret Zoom, skal du altid sikre dig, at du bruger den nyeste version af klient-softwaren. Dette gælder både på PC, Mac og mobil mm. Hvis du er ansat på AAU og har installeret Zoom fra Software Center, vil dette blive håndteret af ITS.
       
    3. Du bør ikke ændre på indstillinger i AAU Zoom, medmindre du har et specifikt behov for dette og er opmærksom på hvilke konsekvenser, ændringen vil medføre. ITS har på AAU-instansen opsat standardindstillinger, som adresserer væsentlige sikkerhedsrisici ved brugen af Zoom.

      Hvis du har ændret en indstilling, vil den på din AAU Zoom-konto have en “Modify Reset”-label:

      For at returnere til standardværdien af denne indstilling, skal du blot trykke på Reset, hvorefter indstillingen returnerer til standardindstillingen.
       
    4. Hvis du tidligere har benyttet en anden instans af AAU Zoom med din AAU-mailadresse, så vil du ved login blive spurgt, om du vil sammenlægge de to konti. Hvis du havde oprettet den anden konto med henblik på brug i forbindelse med dit arbejde eller studie på AAU, da skal du vælge at sammenlægge de to konti. Var kontoen derimod oprettet til andre formål, da bør du ændre mailadressen tilknyttet din tidligere konto, så du fortsat kan bruge den tidligere konto til det formål, du havde oprettet den til. Hvis AAU Zoom ved login identificerer en tidligere konto registreret med samme AAU-mailadresse, da vil du blive mødt af nedenstående besked:
    5. Du bør benytte møde-password, når du opretter AAU Zoom-møder. AAU Zoom genererer et tilfældigt password, som er forskelligt fra gang til gang. Del kun password med de deltagere, som du ønsker, skal have mulighed for at deltage i mødet. Har du behov for at dele møde-password på offentlige eller semi-offentlige kanaler som fx Facebook eller Twitter, da bør Venteværelses (Waiting Room)-funktionaliteten benyttes for at sikre, at kun valide deltagere tillades ind i mødet.
       
    6. Optagelse af møder skal altid ske med stor varsomhed. Det bør i forhold til overholdelse af persondataforordningen (GDPR) altid overvejes, om det er muligt at opsamle de ønskede informationer på en måde, som giver mindre mulighed for, at informationer bliver kompromitterede. Det kunne fx være tilstrækkeligt, at der laves et skriftligt referat af videomødet. Som tommelfingerregel bør møder ikke optages, med mindre der ved et tilsvarende fysisk møde ville have været etableret en videooptagelse af mødet.

      Hvis mødet optages, da vil optagelsen ske til den maskine, hvor optagelsen er igangsat. Optagelsen (data-filen) skal opbevares forsvarligt - se AAU’s beskrivelse af hvorledes, data kan opbevares afhængigt af dataklassifikation på https://www.sikkerhed.aau.dk/dataklassifikation/opbevaring/.

    7. Sikker brug af AAU Zoom til samtaler indeholdende følsomme og fortrolige informationer.

      Såfremt AAU Zoom benyttes til samtaler, der indeholder følsomme og/eller fortrolige informationer, skal der tages særlige forholdsregler. Forholdsreglerne skal sikre, at uvedkommende ikke får mulighed for at se eller lytte med i samtalen.

      Følgende skal gøres, når AAU Zoom benyttes til samtaler, der indeholder følsomme og/eller fortrolige informationer:

      • Mødet skal sættes op med et password.
        I det omfang, at information om mødet gemmes i en kalender på AAU, da må password ikke være synligt for andre end de indkaldte (benyt privat-flag på mødet, og sørg for at din kalenders indhold ikke er delt med uvedkommende). Er du i tvivl, så gem ikke password i mødeindkaldelsen.
      • Mødet skal sættes op med ”Waiting Room”, og kun de rette deltagere må lukkes ind.
      • Under mødet skal ”Waiting Room” og deltagerlisten løbende iagttages med henblik på at sikre, at kun rette personer deltager.

      De tiltag, der gøres, vil svare til tilsvarende møder i den fysiske verden, hvor samtaler med følsom og/eller fortroligt indhold ligeledes afholdes under skærpet hensyn til fortroligheden.

    Til samtaler med hvilke dataklassifikationer kan AAU Zoom benyttes:

    (1) Se dataklassifikationsmodellen på: https://www.sikkerhed.aau.dk/dataklassifikation/

    (2) Ansatte bør altid benytte Skype for Business til fortrolige samtaler, hvis det er muligt. Fortrolige samtaler bør som udgangspunkt ikke optages. Optages samtalen, skal optagelsen behandles som fortrolig information i forhold til AAU’s dataklassifikationsmodel og opbevares som sådan.

    (3) Den enkelte bruger, der ønsker at anvende AAU Zoom til følsomme informationer (herunder følsomme personoplysninger), skal forholde sig til, om det er relevant at foretage en screening for at kunne vurdere, om der skal udføres en konsekvensanalyse (se sikkerhed.aau.dk/risikovurdering-konsekvensanalyse).

  • +

    Opret et møde/eksamen/vejledning af studerende

    Instant meeting (Meet now) eller schedule. Hvad er forskellen?

    • Med Meet now kan du invitere til et straks-møde, altså et møde nu og her.
    • Med schedule kan du invitere til et møde på et senere tidspunkt enten via AAU Zoom-appen eller via web (aaudk.zoom.us)
    • Læs evt. mere om forskellen her. 

    Læs her, hvordan du starter et Instant meeting (Meet now).

    Læs her, hvordan du starter et planlagt møde (schedule).

  • +

    Modtag invitation til et møde/eksamen/vejledning

    Når du bliver inviteret til et AAU Zoom-møde, vil du modtage invitationen på mail, og du vil kunne se mødet i din kalender samt i AAU Zoom. Når du klikker ind for at deltage i mødet, vil du blive spurgt til hvordan, du vil deltage i mødet - fx via AAU Zoom-appen eller via web. Se vejledningen her.

  • +

    Møder og interviews med eksterne

    Når du sender en mødeinvitation, kan den inviterede person tilgå mødet på forskellig vis.

    Hvis du f.eks. inviterer en ekstern person, vil vedkommende kunne tilgå mødet via en browser uden at logge ind på AAU Zoom blot ved hjælp af møde-id. Scroll ned til afsnittet "Web-browser" i denne vejledning.

    Du kan optage mødet vha. record-funktionen. Find vejledningen her
    Se Sikkerhed på AAU ZOOM inden du optager.

  • +

    Gruppearbejde, workshops og undervisning

    I forbindelse med undervisning eller workshops kan der oprettes grupperum (breakouts), hvor studerende/deltagere kan arbejde i grupperum uden at fortstyrre hinanden.

  • +

    Optag et møde

    Optagelse af video kræver en del plads. Det er vigtig, at du sikrer dig, at du har plads nok til din optagelse, inden du går i gang.

    • Start din Zoom-app, 
    • Klik på tandhjulet øverst til højre
    • Klik på ”Recording”

    Du kan nu med fordel ændre location’en til en mappe på din lokal harddisk, som du opretter speciel til optagelser. 
    Du får automatisk vist, hvor meget plads der er tilbage. 1 times optagelse kræver ca. 700 Mb plads og vi anbefaler at du har mindst 10 Gb ledig plads.

    • Efter konverteringen kan du flytte filen i dine Dokumenter, hvor der bliver taget backup.

     

    Hvis du med din AAU-PC ikke endnu er gået over til OneDrive-løsningen, skal du være ekstra opmærksom. Læs mere her.[link, hvor vi skriver noget om synktroniseringscenter.] Er du usikker om du har plads nok, kontakt supporten. [link]

    Lokal optagelse, se vejledningen her.

    Cloud-optagelse, er slået fra under settings og kan ikke aktiveres på grund af sikkerhed.

    Find optagelser, se vejledningen her.

    Optagelser øvrigt, se vejledninger her.