It Services

Diverse Mailvejledninger

Diverse mail vejledninger

  • +

    Autosvar (Out of office)

    Ved at sætte et autosvar kan du fortælle dine kollegaer eller andre, at du er på ferie eller af andre grunde ikke læser din mail. Herunder viser vi hvordan du opretter og sender autosvar
     

    Autosvar i Outlook

    • Åbn Outlook
    • Klik på fanebladet "Filer"
    • Klik på knappen "Automatiske svar"
    • Klik på "Send autosvar"
    • Ønsker du at svaret kun skal sendes i et bestemt tidsinterval, klik evt. på "Send kun i dette tidsinterval" og udfyld start- og sluttidspunkt
    • Skriv tekst i tekstfletet nedenunder


       
    • Du skal tage stilling til om autosvaret også skal sendes til folk udenfor Aalborg Universitet. Klik på fanebladet "Udenfor min organisation" og afkryds de relevante felter
       
    • Klik på Ok for at gemme dine indstillinger

      Fremover vil dit autosvar blive sendt en gang om ugen til afsenderen, dvs. selv om du modtager daglige mails fra en bestem afsender vil vedkommen kun få et autosvar om ugen.
       

     

    AUTOSVAR I OUTLOOK WEBMAIL (EXCHANGE 2016)

    Du har også mulighed til at sætte et autosvar via webmail på adressen mail.aau.dk.

    • Klik på tandhjulet i øverste højre hjørne og vælg "Indstillinger".
    • Vælg 'Autosvar' under 'Automatisk behandling' i menuen til venstre.
    • Udfyld felterne som beskrevet ovenfor.

  • +

    Blokering af afsender

    Bloker for en bestem e-mailadresse

    Hvis du ikke længere ønsker at modtage mails fra en bestemt afsender i din indbakke, kan du blokere for denne adresse. Du modtager stadig mailene, men de bliver automatisk flyttet i mappen Uønsket mail.

    • Højreklik på mailen og vælg "Uønsket" -> "Bloker afsender".

    Se hvem du blokerer for

    For at se hvilke afsenderadresser du blokerer for, vælg fanebldet "Hjem" og klik på "Uønsket" i gruppen "Slet". Vælg "Indstillinger for uønsket mail..." I fanebladet "Afsendere af uønsket mail" finder du en liste over e-mailadresser du blokerer for. Du har her mulighed for at tilføje flere eller fjerne nogle.

    Bloker for lande eller tegnsæt

    Vælg fanebladet "Hjem" og klik på "Uønsket" i gruppen "Slet". Vælg "Indstillinger for uønsket mail...". Under fanebladet "International" kan du blokere for afsenderadresser fra bestemte lande eller områder eller du kan blokere for mail skreven i et bestemt tegnsæt.

  • +

    Kopier eller flyt mails

    Du kan bruge Outlook-desktopklienten til at flytte e-mails fra en konto til en anden. For at flytte dine e-mails skal du først have begge konti konfigureret i Outlook.

    1. Når du har konfigureret dine konti i Outlook, skal du gå til Indbakke for at se dine e-mails.
    2. For at vælge hele din indbakke skal du trykke på "Ctrl + A." For at vælge specifikke e-mails: hold Ctrl nede, og klik for at fremhæve de e-mails, du vil flytte / kopiere. 
    3. Når du har valgt de e-mails, du ønsker at flytte / kopiere, højreklik på dem, og en rullemenu vises, vælg "Flyt"
    4. "Flyt" giver dig nogle muligheder for, hvordan du kan flytte / kopiere dine e-mails:
      • "Anden mappe" flytter de valgte e-mails til en ny mappe og fjerner dem derefter fra din postkasse.
      • "Kopiér til mappe" sender en kopi af de e-mails, du valgte.

    5.  Når du har valgt "Anden mappe ..." eller "Kopier til mappe ..", åbnes et nyt vindue, der viser dine e-mail-mapper. Vælg den mappe, du vil kopiere / flytte e-mails til, og klik på "OK", når du er færdig.
  • +

    Modtaget mail fra SVC

    Hvis man modtager en mail, som starter med "svc_dpg@srv.aau.dk på vegne af", så er det en sideeffekt af sikker mail.

    Det sker når man modtager en mail fra et domæne, der understøtter tunnelmail, bl.a. fra en offentlig institution. 

    Dette er ikke en fejl. 

  • +

    Positivlistning af afsenderadresser

    Hvis du vil forhindre at mail fra en bestemt afsenderadresse aldrig automatisk bliver gemt i folderen for uønsket mail (Spam-folderen) kan du sætte den på en positivliste. 

    • Højreklik på en mail du har modtaget fra denne adresse og vælg 'Bloker aldrig afsender'.

    Se hvem der er på positivlisten

    For at se hvilke afsenderadresser der er på din positivliste, vælg fanebldet "Hjem" og klik på "Uønsket" i gruppen "Slet". Vælg "Indstillinger for uønsket mail..." I fanebladet "Afsendere, der er tillid til" finder du en liste over e-mailadresser, som aldrig bliver behandlet som uønsket mail. Du kan tilføje eller fjerne nogle adresser eller redigere dem der allerede står der.

  • +

    Slet et navn fra autofuldførelseslisten

    Autofuldførelseslisten viser forslag for navne og e-mailadresser, når du starter at skrive dem i 'Til...', 'Cc...' eller 'Bcc...' felterne. Forslagene kommer fra e-mails, du tidligere har sendt.

    Hvis du vil slette et navn fra listen, f.eks. fordi e-mailadressen ikke længere er gyldig, gør følgende:

    • Vælg det uønskede navn eller e-mailadresse ved hjælp af tasterne PIL-OP eller PIL-NED.
    • Klik på  eller tryk på Delete-tasten.

    Hvis du vil slette alle navne fra Autofuldførelseslisten, gør følgende:

    • Klik på fanebladet 'Filer'
    • Klik på 'Indstillinger'.
    • Klik på 'Mail'
    • Under overskriften 'Send meddelelser', klik på knappen 'Tøm listen til autofuldførelse'.

     

  • +

    Søgemapper

    I Outlook har du mulighed for at oprette Søgemapper.

    Ved brug af søgemapper ændrer du ikke på din sædvanlig Inbox-folder, når du laver søgninger, samtidig er det er nemt at klikke søgningen frem igen.

    Du kan f.eks. oprette mapper, som indeholder alle mails du har markeret som udestående opgaver, fra en bestemt person eller mailingliste eller som har bestemte ord i emnefeltet.

    For at komme i gang:

    • Start Outlook
    • Vælg fanebladet "Mappe".
    • Klik på "Ny Søgemappe".

    Vælg et af de foruddefinerede søgekriterier eller rul ned til "Brugerdefineret". Her kan du klikke dig frem til en masse kriterier og fintune din søgning.
     

    Sletning af søgemapper

    For at slette en søgemappe gør følgende:

    • Højreklik på den søgemappe du vil slette.

       
    • Vælg "Slet mappe" og klik på "Ja".
  • +

    eksport og import

    Eksport

    Du kan bruge Outlooks eksport/import-funktion til at kopiere mails fra et konto til et andet. Før du starter skal du sørge for at begge konti er tilknyttet din Outlook.

    Vigtig Note
    Det kan ske at pst-filen bliver korrupte og ikke kan indlæses igen. Måden du kan formindske risikoen for dette, er ved at du i punkt 6 i guiden, vælger undermapper fremfor hele postkassen, og på den måde deler postkassen op i flere pst-filer, da det ofte er store pst filer der bliver korrupte. Dette er også med til at mindske mængden af datatab, hvis en pst-fil bliver korrupt.


    Start med at eksportere dine mails til en fil (pst-fil).

    1. Kontoen i Outlook skal have offline cache-tilstanden indstillet til "Alle". På denne måde downloades al e-mail lokalt. For at gøre det skal du klikke på Filer efterfulgt af Oplysninger, derefter Kontoindstillinger og endelig Kontoindstillinger ... Når du har valgt din konto, skal du klikke på Rediger... og flytte skyderen "Mail for at holde offline" til "Alle".

      Klik derefter Næste, Udfør og Luk.
       
    2. Vælg nu "Filer" og "Indstillinger" i menuen øverst.

       
    3. I vinduet "Indstillinger for Oulook", vælg "Avanceret" og klik på Eksporter.

       
    4. I "Guiden Import og eksport" vælg "Eksporter til en fil" og klik på "Næste".

       
    5. I "Eksporter til en fil" vælg "Outlook-datafil (.pst) og klik på "Næste".

       
    6. I vinduet "Eksporter Outlook-datafil" skal du vælge de ønskede mapper, der skal eksporteres. Det er sandsynligvis bedst at vælge den øverste overskrift, der vil være din e-mail-adresse / konto. Derefter skal du sørge for at markere afkrydsningsfeltet ud for "Medtag undermapper". Klik på Næste

       
    7. I næste vindue kan du bare klikke "Udfør", med mindre du ønsker at omdøbe filen eller vælge en anden pladsering end den angivne.

       
    8. I næste vindue kan du blot vælge "Næste", med mindre du ønsker at beskytte filen med et password.


       

    Import

    1. For at importere en .pst-fil, klik på "Filer", "Åbn og eksportér" og vælg "Importér/eksportér"

       
    2. I vinduet "Guiden Import og eksport" vælg "Importér fra et andet program eller en anden fil" og klik på "Næste".

       
    3. I vinduet "Importér en fil" vælg "Outlook-datafil (.pst) og klik på "Næste".

       
    4. I vinduet " Importér Outlook-datafil" find frem til den fil du vil importere. Har du gemt den med default-indstillinger, skulle den gerne komme frem automatisk. Klik på "Næste".

       
    5. I vinduet "Importér Outlook-datafil" choose "Importér elementer til den aktuelle mappe" og vælg det konto, som du ønsker at importere mails til.

       

    Eksport og Import kan tage lang tid, afhængig af størrelsen af din mailbox.