It Services

Delte mailbokse og funktionspostkasser

Hvad er en delt mailboks?

Med en delt mailboks kan flere brugere læse og sende mails fra en fælles mailboks og oprette aftaler i en fælles kalender. Brugerne får en delt mailboks i deres mailsystem, separat fra den personlige mail og med samme opbygning af indbakke, kalender, kontakter osv.

Hvis du vil bestille, redigere eller slette en delt mailboks eller har øvrige spørgsmål til delte mailbokse, bedes du kontakte IT-support.

Sådan tilgår du delte mailbokse

  • +

    Opret delt mailboks

    For at oprette en delt mailboks, kan du benytte følgende bestillingsformular.
    Opret delt mailboks

  • +

    Delte mailbokse i webmail

    Åbn webmail på adressen mail.aau.dk

    Tilføj delt mailboks i webmail:

    • Log på med dit AAU-brugernavn og password.
    • Højreklik på dit navn i listen til venstre, og vælg 'Tilføj delt mappe...'
    • Find den delte postkasse frem ved at indtaste dens navn eller aau-mailadresse.
    • Tryk 'Tilføj'.

    Hvis ikke den tilføjede postkasse nu vises i listen til venstre, kan du prøve at logge af og på igen.

    Åben delt mailboks i webmail:

    • Log på med dit AAU-brugernavn og password.
    • Klik på dit billede øverst til højre.
    • Vælg 'Åbn en anden postkasse...'
    • Find den delte postkasse frem ved at indtaste dens navn eller aau-mailadresse.
    • ​Tryk 'Åbn'.

    Du vil nu se mails fra den delte postkasse i stedet for din egen. Du kan også sende mails på vegne af den delte postkasse.

  • +

    Delte mailbokse på Mac (OSx)

    Outlook 

    • Åbn menuen 'Funktioner' og vælg 'Konti...'
    • Klik på dit konto og klik på 'Avanceret...' i nederste højre hjørne.
    • Vælg fanebladet ' Stedfortrædere'.
    • Klik på plus-tegnet under kassen 'Personer, jeg er stedfortræder til:'.
    • Start med at indtaste navnet af den delte postkasse du vil tilslutte til din mail.
    • Navnet vil komme frem i listen, klik på det og klik for 'Tilføj' og 'Ok'.
    • Efter få sekunder vil den nye mailbox være i listen af dine postkasser.
       

    Alternativ metode i Outlook

    • Start Outlook
    • Klik på 'Add Account'
      ​Hvis 'Add Account' ikke fremkommer af sig selv
      • Vælg 'Tools/Værktøjer'
      • Vælg 'Accounts/Konti'.
      • Klik på det lille plus-tegn i nederste højre hjørne og vælg 'Exchange'.
    • Vælg 'Exchange Account'.
      • Udfyld kontooplysninger med mailadressen på den delte mailbox
      • Authentification Method = User Name and Password
      • User Name er dit AAU-brugernavn
      • Dit password
      • Husk at sætte flueben i 'Configure automatically'.
         

    Mac Mail

  • +

    Delte mailbokse på Android

    • Gå ind i telefonenes indstilligner og vælg konti.
    • Vælg Tilføj konto.
    • Kontotypen skal være Microsoft Exchange Active.
    • Indtast e-mailadressen af den delte mailbox, f.eks. kaffekasse@adm.aau.dk
    • Indtast dit eget aau-adgangskode.
    • Vælg 'Manual setup'.
    • Vælg 'IMAP' som kontotype.

    Indgående mailserver

    • Username er dit AAU-brugernavn : user@department.aau.dk\deltmailbox@department.aau.dk
      f.eks. ulla@adm.aau.dk\kaffekasse@adm.aau.dk
    • Imap server : mail.aau.dk
    • Security type : SSL
    • Port 993

    Udgående mailserver

    • Username er dit AAU-brugernavn: user@department.aau.dk
    • SMTP server : smtp.aau.dk
    • Security type : TLS
    • Port : 587

     

  • +

    Delte mailbokse i Thunderbird

    Læs her, hvordan du tilslutter til en delt postkasse, når du bruger Thunderbird.

    Vær opmærksom på at dit AAU-brugernavn skal angives i denne form:

    user@department.aau.dk\deltpostkasse@department.aau.dk *

    • Start Thunderbird
    • Find menuen frem ved at trykke på Alt-tasten
    • Klik på menuen 'Funktioner' og vælg 'Kontoindstillinger'
    • Klik på 'Kontohåndtering' nederst til venstre i vinduet og vælg ' Tilføj mailkonto...'
    • Indtast et vælgfrit navn
    • Indtast mailadressen af den delte postkasse. Adgangskoden skal ikke udfyldes
    • Klik på 'Fortsat'
    • Klik på 'Manuel konfiguration'
    • Ændre 'Server-adresse' således:


       
    • Klik på 'Opret konto'
    • Klik på OK

     

  • +

    Delte mailbokse på iPhone

    Det er desværre ikke længere muligt at tilføje en Delt mailboks på IOS

  • +

    Delte mailbokse i Outlook

    Læs her hvordan du tilgår en delt postkasse (mailboks), når du bruger mailprogrammet Outlook.

    • Åbn Outlook
    • Åbn fanebladet  "Filer"
    • Klik på "Tilføj konto”
    • Skriv mail adressen ind, undlad at udfylde de andre felter, og tryk videre. 
    • Sæt flueben i ”rediger kontoindstillinger” og tryk næste
    • Fjern fluebenet i Cashelagret Exchange-tilstand
    • Tryk udfør.
    • Genstart Outlook.

    Hvis du får dette billede, og der står et andet brugernavn end dit eget i feltet over adgangskode skal du trykke på, “Flere Valgmuligheder” og vælg “Brug en anden konto” og log på med dit almindelige brugernavn og kode. 

    Du kan nu finde din delte postkasse i listen af dine mailfoldere i venstre side under fanebladet "Hjem".

    Ønsker du, at den delte postkasse står som afsenderadresse i en mail, skal du blot markere en mappe i den delte postkasse, og postkassen står som afsender.
    Den sendte mail ligger så i mappen 'Sendt post' under den delte postkasse.

    Sidst opdateret 05-09-2021 af kbj@its.aau.dk