It Services

Sharepoint på AAU

SHAREPOINT SERVICEBESKRIVELSE

Som studerende eller ansat har du mulighed for at få oprettet et SharePoint Site. Det gør samarbejde i grupper nemt og effektivt med interne såvel som eksterne parter. Et site kan oprettes på http://office.com

Information og vejledning om Sharepoint

  • +

    Backup

    Følgende muligheder findes for data restore i SharePoint online:

    1.       Recycle Bin

    2.       Site Collection Restore

    Recycle Bin

    Hvis en bruger sletter en fil, flyttes denne til Recycle Bin stage 1. Her kan den ses og genskabes af brugeren eller af site Collection admin i 90 dage.

    Hvis denne fil slettes fra Recycle Bin stage 1 flyttes den til Recycle Bin stage 2. Her kan filen kun ses af Site Collection admin. Her bliver filen liggende i samlet 90 dage fra den oprindelig blev slettet, forstået på den måde at slettes en fil fra Recycle Bin stage 1 efter 85 dage, så er den stadig tilgængelig i yderligere 5 dage.

    Hvis et site slettes, flyttes det automatisk til Recycle Bin stage 2.

    Site Collection Restore

    Microsoft tager en backup af SiteCollection Suite hver 12 time og gemmer disse i 14 dage. Man kan herfra kun lave en restore af hele SiteCollection Suite og kun til den oprindelige placering, det vil sige at skulle man få brug for denne backup og ikke har lavet så stor skade at hele site collection er væk, vil man slette alt der er oprettet imellemtiden.

    En sådan restore kan kun foretages efter et support kald til Microsoft.

    Der kan ikke laves item restore fra Site Collection Restore - det er alt eller intet.

     

  • +

    Brugerautentifikation

    Alle med AAU-brugernavn kan få adgang til Sharepoint.

    AAU konti der skal have adgang skal være almindelige brugere, hvilket vil sige at adgang til f.eks. funktionspostkasser ikke tilbydes. 

    Adgang via eksterne konti kan dog have begrænsninger i funktionalitet, f.eks. mht. synkronisering af mapper. 

  • +

    Dataklassifikationer

    Som alt andet data på AAU skal det klassificeres i én af tre kategorier. SharePoint løsninger må gemme flg. klassificeringer af data.

    SharePoint kan benyttes til følgende data:

    Se yderligere i de fulde regler for Klassifikation af data på AAU.

     

  • +

    Deling af AAU SharePoint til eksterne brugere

    Når du ønsker at invitere nye deltagere til SharePoint skal du have administrator-rollen. Når du har administrator-rollen har du muligheden for at trykke ’Share’ øverst som vist på billedet.

    Når du trykker på ’Share’ eller ’Del Websted’ kommer der en menu frem, hvor der er mulighed for at skrive mailadressen på personen, som du vil invitere til dit SharePoint

    Når du trykker Enter, vil der stå om mailadressen er udenfor organisationen (1) på nedenstående billede. Det er også muligt at trykke på ’Read’ lige under mailadressen og bestemme om deltageren må læs, rediger eller administrere SharePointet.

    Send invitationen ved at trykke ’Share’ i bunden (2) på nedenstående billede.

     

  • +

    Log-on til AAU SharePoint som ekstern bruger

    Hvis du som ekstern bruger er blevet inviteret til et AAU SharePoint, har du modtaget en mail, som ser ud som nedenstående billede. For at komme videre, skal du trykke på linket ved navnet på SharePoint-sitet.

    Hvis du allerede er logget ind med en anden Microsoft-konto på computeren, får du muligvis nedenstående meddelelse. Hvis dette er tilfældet for dig, så gå videre forbi inkognito-vejledningen.

    Hvis dette er tilfældet, så kan man åbne et inkognito-vindue i sin browser. Man åbner et inkognito-vindue ved at højreklikke på browser-ikonet i din værktøjslinje, og trykke på ’Nyt inkognito-vindue’.

    Når Inkognito-browseren er åbent, skal du logge på din mail i browseren og gå igennem samme proces igen.

    Når du trykker på linket i mailen, åbnes en nye side, som ser ud som nedenstående. Her er tre muligheder for at logge ind:

    • a) Tryk her hvis du allerede har en privat Microsoft-konto. Indtast mailadresse og kodeord, hvorefter du sendes videre til to-faktor-validering, som forklares i denne vejledning.
    • b) Tryk her hvis man har en arbejds- eller skolekonto. Indtast mailadresse og kodeord, hvorefter du sendes videre til to-faktor-validering, som forklares i denne vejledning.
    • c) Hvis man ikke har nogle af de ovenstående, skal man oprette en Microsoft konto. Dette gennemgås i denne vejledning.

    VIGTIGT: Man skal logge ind med den mailadresse, som modtog invitationen til SharePoint.

    Når man trykker på ’Opret en Microsoft-konto’, skal man indtaste den mail, som man ønsker at oprette en Microsoft-konto med. VIGTIGT: Man skal oprette sin konto med den mailadresse, som modtog invitationen til SharePoint.

    Derefter skal man oprette et kodeord til Microsoft-kontoen.

    Den beder dig om at udfylde nogle informationer om land og fødselsdagsdato, hvorefter der skal trykkes ’Næste’

    Så sendes der en bekræftelsesmail til den benyttede mailadressen, som indeholder en kode.

    Så sendes der en bekræftelsesmail til den benyttede mailadressen, som indeholder en kode.

    Denne kode som skal indtastes, hvorefter du trykker ’Næste’

    Derefter skal du muligvis løse en kort opgave, for at vise du ikke er en robot

    Af sikkerhedsmæssige årsager det er påkrævet at bekræfte oplysningerne og lave to-faktor-validering

    Når du har trykket ’Næste’, fremkommer denne nedestående boks. Hvis du ønsker at benytte Microsoft Authenticator-appen, som AAU anbefaler, så kan denne fremgangsmåde læses i denne vejledning. Vi vil gerne beskytte kontoen via. telefonnummer, så du trykker ’Jeg vil konfigurere en anden metode’.

    Herefter starter en proces på 5 trin:

    1. Der fremkommer så en rulle-menu, hvor du kan vælge Appen eller telefonnummer. Vælg ’Telefon’.

       
    2. Så indtaster du dit telefonnummer og sikre, at koden sendes på en SMS og trykker ’Næste’.

       
    3. Så indtaster du den tilsendte SMS-kode i boksen og trykker ’Næste’

       

    4. Hvis koden er korrekt, får du denne besked om at telefonen er registeret, hvor du skal trykke ’Næste’


       

    5. Derefter for du endnu en bekræftelse, som at du har konfigureret dine sikkerhedsoplysning, hvor du kan logge på SharePoint ved at trykke ’Udført’, som sender dig ind i det delte SharePoint.

     

     

     

  • +

    Mailaliaser

    Der er ikke mulighed for at bestille fx info@<sitenavn>.aau.dk etc. Der kan bestilles alias’er på formen <alias>@<institut>.aau.dk

    Administratorens rolle

    • Tildele adgang for brugere til site
    • Informere brugere i forbindelse med servicevinduer eller andre vigtige oplysninger

     

  • +

    Oprettelse af sites og self service

    For oprettelse af SharePoint skal vi vide flg.

    • Navn på site (bruges i URL og skal derfor være kort og uden mellemrum)
    • Titel på site, som kan være længere og mere beskrivende end navn for site
    • Navn på administrator
    • Behov for brugerautentifikation af eksterne brugere. Vælg en af
      • Ingen behov for eksterne brugere
      • Office 365 og Microsoft
      • Facebook, LinkedIn, Google+, Microsoft (via udvidelsen Shetab).
    • Understøttede dataklasser:
      • Intern AAU og Offentlig
      • Fortrolig, Intern AAU og Offentlig (herunder personfølsomme oplysninger)

    Subsites kan oprettes ved hjælp af selvbetjening for begge typer SharePoint.

     

  • +

    SharePoint Oprettelse

    Vi tilbyder SharePoint Online til alle.

    Der findes forskellige typer af Sites der varierer i standardopsætning. Vi tilbyder i princippet alle de typer Microsoft leverer, men standarden for SharePoint Online vil være et Teamsite med såkaldt Modern layout, der giver nemme muligheder for redigering af indhold og et weblayout der også passer til mobile enheder.

    Vi henviser i øvrigt til dette notat for forskellige webløsninger der forklarer hvad der egner sig bedst til forskellige anvendelsesformål (projektsider, intranet, offentlige hjemmesider, etc).

     

  • +

    SharePoint Sync

    En af nøglefunktionerne i SharePoint er at man kan samarbejde om filer/dokumenter.

    Dette kan gøres på flere forskellige måder afhængig af platform.
    Man kan enten arbejde online i dokumenter eller man kan synkronisere filer til sin egen PC.

     

  • +

    Weblayout

    Der findes ikke AAU’s officielle weblayout i en lettilgængelig SharePoint pakke. Det er derfor ikke velegnet til sider der stiller krav til brug af det officielle layout, men da SharePoint sider ikke er offentligt tilgængelige er det normalt ikke et problem.

    Der findes pt. én type Sharepoint Site, hvor layout er optimeret til mobile enheder. Det er Teamsite, som er det vi som udgangspunkt bruger.
    Øvrige typer sites kan godt vises på mobile enheder, men imødekommer sandsynligvis ikke forventninger til oplevelse.


    Microsoft laver kontinuerligt nye forbedringer på netop dette område, så meget mere information kan hentes ved at søge på ”SharePoint online site design” på Internettet.

     

Navngivning
 

SharePoint Online

https://aaudk.sharepoint.com/<sitenavn>

Lokal SharePoint

https://<sitenavn>.<institut>.aau.dk eller <sitenavn>.aau.dk