AAU logo

It Services

Sharepoint på AAU

SHAREPOINT SERVICEBESKRIVELSE

Som studerende eller ansat har du mulighed for at få oprettet et SharePoint Site. Det gør samarbejde i grupper nemt og effektivt med interne såvel som eksterne parter. Et site kan oprettes på http://office.com

Information og vejledning om Sharepoint

  • +

    Backup

    Følgende muligheder findes for data restore i SharePoint online:

    1.       Recycle Bin

    2.       Site Collection Restore

    Recycle Bin

    Hvis en bruger sletter en fil, flyttes denne til Recycle Bin stage 1. Her kan den ses og genskabes af brugeren eller af site Collection admin i 90 dage.

    Hvis denne fil slettes fra Recycle Bin stage 1 flyttes den til Recycle Bin stage 2. Her kan filen kun ses af Site Collection admin. Her bliver filen liggende i samlet 90 dage fra den oprindelig blev slettet, forstået på den måde at slettes en fil fra Recycle Bin stage 1 efter 85 dage, så er den stadig tilgængelig i yderligere 5 dage.

    Hvis et site slettes, flyttes det automatisk til Recycle Bin stage 2.

    Site Collection Restore

    Microsoft tager en backup af SiteCollection Suite hver 12 time og gemmer disse i 14 dage. Man kan herfra kun lave en restore af hele SiteCollection Suite og kun til den oprindelige placering, det vil sige at skulle man få brug for denne backup og ikke har lavet så stor skade at hele site collection er væk, vil man slette alt der er oprettet imellemtiden.

    En sådan restore kan kun foretages efter et support kald til Microsoft.

    Der kan ikke laves item restore fra Site Collection Restore - det er alt eller intet.

     

  • +

    Brugerautentifikation

    Alle med AAU-brugernavn kan få adgang til Sharepoint.

    AAU konti der skal have adgang skal være almindelige brugere, hvilket vil sige at adgang til f.eks. funktionspostkasser ikke tilbydes. 

    Adgang via eksterne konti kan dog have begrænsninger i funktionalitet, f.eks. mht. synkronisering af mapper. 

  • +

    Dataklassifikationer

    Som alt andet data på AAU skal det klassificeres i én af tre kategorier. SharePoint løsninger må gemme flg. klassificeringer af data.

    SharePoint kan benyttes til følgende data:

    Se yderligere i de fulde regler for Klassifikation af data på AAU.

     

  • +

    Mailaliaser

    Der er ikke mulighed for at bestille fx info@<sitenavn>.aau.dk etc. Der kan bestilles alias’er på formen <alias>@<institut>.aau.dk

    Administratorens rolle

    • Tildele adgang for brugere til site
    • Informere brugere i forbindelse med servicevinduer eller andre vigtige oplysninger

     

  • +

    Oprettelse af sites og self service

    For oprettelse af SharePoint skal vi vide flg.

    • Navn på site (bruges i URL og skal derfor være kort og uden mellemrum)
    • Titel på site, som kan være længere og mere beskrivende end navn for site
    • Navn på administrator
    • Behov for brugerautentifikation af eksterne brugere. Vælg en af
      • Ingen behov for eksterne brugere
      • Office 365 og Microsoft
      • Facebook, LinkedIn, Google+, Microsoft (via udvidelsen Shetab).
    • Understøttede dataklasser:
      • Intern AAU og Offentlig
      • Fortrolig, Intern AAU og Offentlig (herunder personfølsomme oplysninger)

    Subsites kan oprettes ved hjælp af selvbetjening for begge typer SharePoint.

     

  • +

    SharePoint Oprettelse

    Vi tilbyder SharePoint Online til alle.

    Der findes forskellige typer af Sites der varierer i standardopsætning. Vi tilbyder i princippet alle de typer Microsoft leverer, men standarden for SharePoint Online vil være et Teamsite med såkaldt Modern layout, der giver nemme muligheder for redigering af indhold og et weblayout der også passer til mobile enheder.

    Vi henviser i øvrigt til dette notat for forskellige webløsninger der forklarer hvad der egner sig bedst til forskellige anvendelsesformål (projektsider, intranet, offentlige hjemmesider, etc).

     

  • +

    SharePoint Sync

    En af nøglefunktionerne i SharePoint er at man kan samarbejde om filer/dokumenter.

    Dette kan gøres på flere forskellige måder afhængig af platform.
    Man kan enten arbejde online i dokumenter eller man kan synkronisere filer til sin egen PC.

     

  • +

    Weblayout

    Der findes ikke AAU’s officielle weblayout i en lettilgængelig SharePoint pakke. Det er derfor ikke velegnet til sider der stiller krav til brug af det officielle layout, men da SharePoint sider ikke er offentligt tilgængelige er det normalt ikke et problem.

    Der findes pt. én type Sharepoint Site, hvor layout er optimeret til mobile enheder. Det er Teamsite, som er det vi som udgangspunkt bruger.
    Øvrige typer sites kan godt vises på mobile enheder, men imødekommer sandsynligvis ikke forventninger til oplevelse.


    Microsoft laver kontinuerligt nye forbedringer på netop dette område, så meget mere information kan hentes ved at søge på ”SharePoint online site design” på Internettet.

     

It Services

Navngivning
 

SharePoint Online

https://aaudk.sharepoint.com/<sitenavn>

Lokal SharePoint

https://<sitenavn>.<institut>.aau.dk eller <sitenavn>.aau.dk